Примеры и образцы дашбордов по продажам

Доходность компании зависит от того, как выстроены ее продажи, насколько эффективны сотрудники, как они взаимодействуют с клиентами и так далее. Анализ связанных с этим показателей становится главным в первую очередь.

Вся информация представлена на одном экране, воспринимать ее легко и удобно: все сгруппировано по смыслу и представлено в виде графиков и диаграмм. Клик по выбранному показателю фильтрует данные на экране, и пользователь видит цифры только по нужным ему параметрам.

Такая панель мониторинга может содержать какие угодно показатели работы менеджеров, отображать активность клиентской базы, финансовые результаты деятельности отдела, филиала или компании в целом.

При разработке такого инструмента всегда учитываются не только его цели, но и задачи его пользователя. Поэтому интерактивный отчет для генерального директора, менеджера среднего звена или рядового работника отличается и набором показателей, и количеством визуализаций. О видах дашбордов можно прочитать в более подробной статье. Здесь просто покажем пару примеров для разных конечных потребителей.

В первую очередь, этот инструмент нужен для отслеживания результатов и контроля эффективности. Традиционный отчет предназначен для того же, однако есть несколько веских различий.

● Объективность. Показатели на дашборде рассчитываются автоматически: вероятность ошибок из-за человеческого фактора близка к нулю. Заполнение таблиц вручную часто приводит к ошибкам.

● Экономия времени. Сотрудникам не нужно регулярно составлять одни и те же отчеты: после внедрения интерактивных панелей ручной труд сводится к минимуму, все данные подтягиваются из источников автоматически.

● Скорость анализа. Руководителю не нужно ждать несколько дней (а иногда и недель), когда информация будет собрана и подготовлена: он может получить ее в любой момент в понятном и наглядном виде. И сразу же понять, что происходит с продажами прямо сейчас.

Благодаря визуализации компания получает не просто большое количество цифр, но и готовый анализ. Например, диаграммы с динамикой помогают сразу же понять, как объем продаж или сумма выручки изменяется со временем, и кто из менеджеров лучше работает на определенном этапе воронки.

● Покрывает ли выручка объем расходов на рекламу?
● Какие продукты продаются лучше остальных?
● В какие дни или сезоны есть спады или рост?
● Сколько денег уходит на привлечение каждого клиента?

На все эти (и множество других) вопросы может ответить один dashboard, пример которого вы видите ниже.

Главная цель интерактивного отчета — дать быстрые и четкие ответы пользователю на главные бизнес-вопросы.

● Что происходит сейчас и почему?

Это особенно актуально сейчас: необходимо держать руку на пульсе в режиме 24/7 и мгновенно реагировать на любые негативные и позитивные динамики.

● Что происходило раньше и почему?

Изучая историю, можно и нужно искать слабые и сильные стороны в работе компании в целом и отдела продаж в частности. Это поможет правильно распределить ресурсы для получения нужного результата.

● Что делать дальше?

Когда мы видим на одном экране полную картину бизнеса, динамику показателей, их сравнение и взаимосвязи, гораздо проще составить четкий план действий на ближайшее будущее. А мгновенный доступ к информации поможет своевременно обнаруживать узкие места в работе и корректировать стратегию.

Чтобы на основе данных можно было принимать верные управленческие решения, для отчета очень важно подобрать правильные метрики. Дашборд должен содержать показатели, которые:

● пользователь знает и понимает;
● важны для бизнеса и достоверны;
● мотивируют предпринимать реальные действия.

Рассмотрим подробнее часть таких метрик. Отметим, что некоторые из них есть на примерах финансовых дашбордов: что это такое, можно увидеть в галерее Института бизнес-аналитики.

Позволяют планировать бюджет отдела продаж, а также выстраивать и корректировать стратегию и тактику в его работе. Эти метрики обычно относят к числу KPI (ключевым показателям эффективности), поэтому часто они располагаются в верхней части отчета в виде карточек.

Диаграмма делает цифры наглядными и понятными: пользователь сразу видит, как изменяются суммы выручки и прибыли от месяца к месяцу или от года к году, если необходимо. Если добавить к ней график, также можно отслеживать, как фактические поступления отличаются от плановых (рис. 2).

Рассчитывается делением общей суммы продаж за выбранный период на количество чеков (оплаченных заказов, закрытых сделок) за этот же период времени. Для визуализации лучше использовать столбчатые диаграммы и линейные графики: так можно сравнивать между собой, например, средний размер чека по закрытым сделкам и по тем, которые еще находятся в работе.

С одной стороны, это отражение популярности компании на рынке. С другой — показатель работы сотрудника. В некоторых случаях эту метрику выносят в часть с карточками KPI, но чаще по ней выстраивают, например, рейтинг менеджеров или диаграмму с воронкой, которая покажет, какое количество лидов превратилось в потребителей товаров или услуг.

Информацию о потребителях товаров и услуг компании можно представить по-разному: это зависит как от их количества, так и от числа метрик, которыми бизнес измеряет их ценность. В некоторых случаях для этого достаточно линейчатой диаграммы, которая покажет сумму выручки от каждого клиента, чтобы «полезность» каждого была наглядной. Но если мы работаем на рынке B2B, таких метрик может быть больше, потому что программа лояльности может предусматривать разные размеры скидок, а значит, маржинальная прибыль в каждом случае тоже может отличаться.

Этот показатель компании редко используют в корпоративных отчетах. Тем не менее он наглядно отображает средний вклад менеджера в общий результат. А значит, помогает контролировать не только работу отдела, но и эффективность отдельных сотрудников.

Он может учитывать, например, количество чеков и средний размер чека на одного продавца. Более того, позволяет оценить нагрузку каждого менеджера на общий ФОТ. Это помогает увидеть слабое звено и продумать индивидуальную программу развития каждого специалиста с целью повышения КПД всего отдела.

Интерактивную панель мониторинга не зря называют пультом управления бизнесом. Если она продумана и собрана правильно, то действительно становится помощником руководителя.

1. Избавляет от постоянного ожидания отчетов и делает актуальную информацию доступной в любое время.
2. Представляет показатели понятно и наглядно — не нужно тратить время на самостоятельную обработку данных.
3. Позволяет вовремя заметить «узкие места» и принять меры, которые не позволят им перерасти в потери.

Но все это актуально в случае, если руководитель получает идеальный дашборд. К сожалению, нередко бывает по-другому, и вместо пульта управления директор видит перед собой очередное непонятное нечто — все тот же сложный для восприятия массив данных, только еще вперемешку с текстом и визуализациями. Рассмотрим самые частые ошибки, которые сводят эффективность дашборда к нулю, а в ряде случаев могут и принести вред бизнесу.

Иногда хочется показать все и сразу. Но стоит учитывать: чрезмерный объем информации мешает уловить основной смысл данных. Дашборд отличается от традиционного отчета, в том числе тем, что содержит только то, что действительно важно для оценки ситуации и принятия решений. Если его перегрузить, слабые места бизнеса или, наоборот, потенциальные точки роста выпадут из поля зрения.

Вот как может выглядеть интерактивный отчет по продажам:

● в карточках в первом ряду — основные показатели, KPI;
● во втором ряду — диаграммы с динамикой;
● в нижней части — детализация, разбивка по подразделениям.

Информация о количестве денег на счетах компании, бюджете расходов и прочем для контроля отдела продаж не нужна — для этого есть финансовые дашборды: понять, что это такое, и посмотреть примеры можно в галерее Института бизнес-аналитики. Здесь главное понимать, сколько заработала компания за определенный период.

Хороший бизнес-дашборд экономит время руководителя на самостоятельном анализе ситуации. Он должен быть понятным и простым для восприятия, чтобы пользователь уловил смысл данных быстро и четко. Если названия показателей не доносят суть, это становится невозможным.

● Customer acquisition cost (CAC) — стоимость привлечения клиента;
● Average Revenue Per User (ARPU) — средний размер выручки от покупателя за период;
● Lifetime value (LTV) — прибыль компании за «жизненный цикл» потребителя;
● Average Order Value (AOV) — средняя сумма в чеке и так далее.

Конечно, придется подумать над сокращением этих названий. Если пользователь отчета не понимает приведенные метрики, значит, вы плохо проработали этот вопрос.

Вот пример дашборда с плохим обозначением данных на графике.

Графики и диаграммы на дашборде нужны не для красоты. Их главная цель — точно передать смысл данных. Только после выполнения этого условия можно думать об оформлении.

Если нужно сравнить показатели, выбирайте столбчатую диаграмму, она же — Barchart. В первую очередь, это линейчатые (с горизонтальными столбцами) и гистограммы (с вертикальными). Если показателей и критериев оценки много, используйте таблицу с условным форматированием.

Увидеть, как меняется от месяца к месяцу работа отдела или динамика заказов, поможет гистограмма или обычный график. Комбинация этих элементов поможет, например, скорректировать размер скидки для клиентов. Или увидеть на одной диаграмме, как число заказов сказывается на конверсии.

Круговая диаграмма поможет показать, например, какую часть прибыли приносит определенная группа товаров. Или какой сегмент клиентов получает больший размер скидки — это поможет разобраться, насколько это решение было оправдано.

Подробнее о том, как выбирать визуализацию и чем руководствоваться в каждом случае, рассказано в статье «Анализ данных и виды диаграмм».

Выбор инструмента для создания интерактивных отчетов зависит как от технических навыков пользователя, так и от возможностей его компании. Для контроля отдела продаж можно использовать любую платформу или программу, способную работать с вашими источниками данных.

Например, это может быть Google Data Studio — облачный сервис, подойдет для начинающих аналитиков и менеджеров малого бизнеса. Более крупным компаниям стоит присмотреться к специальным BI-платформам.

Пожалуй, в числе наиболее популярных. Во-первых, потому доступно, во-вторых, потому что знакомо — офисными продуктами Microsoft пользуется большинство компаний. В этой программе действительно можно создавать понятные, полезные и красивые интерактивные отчеты. В том числе по продажам.

● Галерея с примерами дашбордов в Excel
● Статья «Как построить дашборд в Эксель»

Это тоже разработка Microsoft, но уже не офисная программа, а специальная BI-платформа — инструмент для аналитики и визуализации данных. Его возможности позволяют создавать «многослойные» дашборды так, чтобы на одном рабочем листе пользователь увидел максимум нужной ему информации. Входит в число лучших в мире платформ для бизнес-аналитики уже 15 лет подряд.

● Примеры интерактивных отчетов
● Статья «Этапы создания дашборда в Power BI»

Еще один популярный инструмент Business Intelligence, также входит в число мировых лидеров. От продукта Microsoft отличается более высокой стоимостью, а также требованиям к техническим навыкам для разработки дашборда. Tableau любят за богатые возможности кастомной визуализации и широкое сообщество пользователей.

Подробнее о разработке отчетов в этой BI-платформе рассказывает статья «Дашборд в Tableau: примеры и этапы создания».

Многое из сказанного касается интерактивных отчетов не только по продажам, но и для любых других направлений бизнеса. В производстве, в логистике, в строительстве, в фармацевтике число метрик не уступает. И, конечно, они не меньше требуют постоянного отслеживания и контроля.

Как выглядит панель мониторинга и какие данные содержит, зависит в первую очередь от ее задачи. В этой статье мы лишь описали образец дашборда, объяснили, что это такое, и показали, как он может выглядеть. Полностью универсального варианта не существует: у каждой компании могут быть свои дополнительные метрики. Если вы решили самостоятельно разработать дашборд, будьте готовы: придется учиться.