Дашборд для анализа работы отдела продаж: что это такое

Такая информационная панель помогает руководителю буквально за пару минут понять, что происходит в его отделе, как персонал справляется с выполнением плана, вовремя ли поступают оплаты от клиентов и так далее.

Раньше для этого приходилось тратить часы на просматривание таблиц с показателями. Теперь же можно отслеживать все KPI в удобном и понятном виде. Вот пример, который показывает, как это работает: при клике по подразделению данные фильтруются. Вверху справа из выпадающего меню можно выбрать конкретный месяц и просмотреть показатели только за этот период.

Во многих компаниях привлечением клиентов занимается один отдел, а сопровождением до момента покупки — уже другой. Кроме того, данные о взаимодействии с потребителем часто хранятся в разных учетных системах. Для аналитики всю эту информацию нужно объединить — именно это и делает интерактивная панель.

Во-первых, он используется как инструмент для сквозной аналитики, потому что позволяет проанализировать информацию из всех рекламных и маркетинговых каналов, показывает их эффективность с учетом оплат, а не только полученных заявок.

Во-вторых, отражает все этапы воронки продаж, начиная с холодного звонка и заканчивая заключением сделки. Это идеальный инструмент для анализа эффективности работы как всех сотрудников, так и отдельно взятых менеджеров.

Ответ на вопрос «dashboard отдела продаж — что это такое?» будет следующим:

● для руководителей — всегда актуальный источник информации о текущем положении дел;
● для менеджеров — инструмент, который покажет, на чем сосредоточить свои усилия для достижения поставленных целей.

Важно отметить, что в создании дашбордов нет универсальных решений. Для каждой организации они настраиваются индивидуально в зависимости от специфики бизнеса. Руководитель определяет, какие показатели будут отслеживаться и как их можно использовать для управления командой.

Традиционные инструменты веб-аналитики (такие как Google Analytics) дают не всю необходимую для анализа информацию. Они покажут, например:

● количество показов рекламных объявлений;
● число кликов по ним;
● количество переходов на сайт;
● суммы расходов на привлечение клиентов.

Этого недостаточно для полноценного представления об эффективности использования рекламных каналов. Ведь руководителю важно также понимать, во сколько обходится привлечение каждого клиента: с момента его клика по рекламному объявлению до совершения покупки. Кроме того, нужно видеть, сколько клиентов звонит в компанию, сколько проходит через каждый этап до сделки и где персонал не дорабатывает, где была упущена выгода.

Исходя из этой информации, можно по-новому распределять обязанности между сотрудниками. Например, «специализировать» на тех ступенях воронки, с которыми каждый справляется более эффективно.
Этот инструмент легко внедряют в интернет-торговле, так как все необходимая информация накапливается и фиксируется во всех системах учета. Для проектов, совмещающих онлайн- и офлайн-заказы, это выполнимая, но требующая больших затрат работа по накоплению пригодных для анализа данных.

Примеры дашбордов по продажам есть галерее Института бизнес-аналитики. Там же можно посмотреть и интерактивные отчеты для компаний из разных отраслей. Все они сделаны в Power BI: стоит учитывать, что выбор инструмента тоже серьезно влияет как на оформление, так и на функциональность готового отчета.

Еще одно значимое преимущество визуальных интерактивных панелей заключается том, что информация в виде наглядных графиков и диаграмм легче воспринимается, чем сплошной текст или громоздкие таблицы с цифрами.

Процесс в разных программах или сервисах также может отличаться. Поэтому не будем вдаваться в тонкости, а опишем только универсальные этапы производства интерактивного отчета. Чтобы инструкция была максимально понятной, проиллюстрируем на примере работы в Power BI.

Перед тем как приступить, нужно сформулировать для себя список ответов на определенные вопросы.

● Кто будет использовать дашборд: торговые представители, менеджеры или руководители?
● Как часто им придется проверять информацию: ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально?
● Какие показатели и расчеты нужны пользователю для анализа?
● Как он будет просматривать отчет: на компьютере или ноутбуке, смартфоне или планшете?
● Нужно ли устанавливать уровни доступа или информация будет открыта для всех сотрудников?

Исходя из специфики бизнеса, необходимо правильно подобрать ключевые показатели и определить, с какой целью создается интерактивный отчет.

Чаще всего дашборд менеджера по продажам нужен для анализа источников привлечения клиентов, эффективности взаимодействия с ними, а также выявления проблемных зон в работе отдела. От целей зависит как перечень необходимых данных, так и список показателей, которые должны быть на панели.

После формирования KPI пришло время выяснить, где хранятся данные, которые нужны для визуализации. Это могут быть CRM или другие корпоративные учетные системы, внутренние электронные таблицы или общие документы. В некоторых случаях потребуется информация из внешних ресурсов: котировки валют, данные по конкурентам, отчетность по демографическим признакам и многое другое.

Для сквозной аналитики могут придется потрудиться над сбором данных из разных источников. Приведем несколько примеров.

● Google Ads, Яндекс.Директ — о лидогенерации и затратах на рекламу.
● Google Analytics, Яндекс.Метрика — о трафике и посещаемости сайта.
● Кабинеты в соцсетях — о взаимодействии с клиентами.
● Системы IP-телефонии или колл-трекинга — о поступивших звонках.
● CRM-система — о потребителях и их взаимодействии с менеджерами.
● Файлы (например, Excel) помогут вместить на дашборд план продаж.
● 1С или другие учетные системы — о платежах и заключенных договорах.

Рынок представлен множеством различных программ: от простых офисных (например, Excel) до мощных систем разработки интерактивной отчетности (Power BI, Tableau, Qlik) или пакетов визуализации для различных языков программирования (R, Python).

Самый доступный инструмент — Microsoft Excel. Освоить создание дашбордов в нем может любой сотрудник, имеющий хороший опыт работы в программе. Тем не менее у него есть свои недостатки. Например, Excel не позволяет автоматизировать сбор данных и требует постоянного ручного обновления. Выбор визуализаций в нем также ограничен, да и в целом инструмент предназначен для расчетов, а не разработки интерактивных панелей.

Частично покрыть потребности отдела могут сервисы сквозной аналитики, такие как Calltouch, Roistat. Эти продукты легко настраиваются и не требуют участия программиста. Помешать созданию полноценного дашборда для отдела продаж может разве что ограниченная функциональность: такие сервисы не всегда охватывают имеющиеся источники данных на 100%, поэтому аналитика будет неполной.

Использование аналитических библиотек и пакетов визуализации на языках программирования R или Python требует участия высококвалифицированных специалистов. Такой отчет может отвечать всем потребностям бизнеса, но быть дорогим и трудозатратным в создании и дальнейшем обслуживании.

Одними из самых удобных для разработки дашбордов считаются инструменты для бизнес-аналитики — BI-платформы. Они автоматизируют сбор информации через готовые коннекторы без штата специалистов и позволяют создавать интерактивные отчеты с учетом всей специфики бизнеса. Компании достаточно обучить или нанять для этой работы аналитика.

В зависимости от выбранного подхода их необходимо предварительно подготовить к загрузке или обработать с помощью внутренних механизмов. Некоторые системы требуют хорошего знания баз данных и языков программирования. Покажем этот шаг на примере импорта в Power BI.

Какие-то источники можно легко подключить через коннекторы, например, Excel-таблицы или текстовые файлы в формате .csv, Google Analytics. Другие, вроде CRM и колл-трекинга, проще сначала интегрировать с Google Analytics или в базу данных, а уже их через «родной» коннектор подключить к BI-системе.

Данные из других источников можно передавать через коннекторы к базам.

Лучший дашборд по продажам может содержать различные показатели: их итоговый список зависит от вашей сферы деятельности. Поэтому перед построением любого интерактивного отчета необходимо определиться с основными KPI, которые мы будем представлять в виде графиков и диаграмм.

● ROI — показатель эффективности вложений в маркетинг;
● средний LTV — прибыль компании за весь период сотрудничества с клиентом;
● показатель конверсии;
● стоимость одной заявки для компании;
● лиды по источнику — для выявления наиболее прибыльных каналов;
● цикл продаж — среднее время до заключения сделки;
● воронка — для отслеживания конверсии с момента первого контакта до покупки.

Дашборд для отдела продаж должен быть хорошо спланирован и понятен с первого взгляда. Чтобы он получился именно таким, нужно заранее продумать, как и в каком порядке информация будет размещена на готовом продукте. Для этого и нужен макет.

Также на этапе создания макета можно подумать и о выборе визуализаций. В зависимости от данных, а также от нужного вида анализа можно использовать различные типы диаграмм.

● Для сравнения (кто заключил больше сделок) — гистограмма или линейчатая.
● Для структуры (какой вклад внес каждый менеджер) — круговая диаграмма.
● Для динамики (как меняются показатели) — график или гистограмма.

Подробнее о том, как правильно выбрать визуализацию, можно прочитать в статье «Анализ данных и виды диаграмм».

Тут все сильно зависит от системы визуализации, которую вы выберете. У каждого сервиса свои возможности, опции и ограничения. Вот как может выглядеть дашборд отдела продаж: пример создан в BI-платформе Power BI для онлайн-школы по аналитике данных.

Это отчет для анализа основных каналов привлечения клиентов: можно оценить эффективность каждого за год, за квартал или за месяц.

Из-за специфики бизнеса школа не использует продажи через телефонный маркетинг, а имеет настроенную автоворонку, поэтому анализируется работа отдела в разрезе продуктов, а не менеджеров.

На странице отчета собраны основные показатели: маржа, ROI, стоимость лида, конверсия, прибыль по продуктам, факт/план по оплатам и расходам на рекламу, динамика поступления средств на счета компании.

Более глубокий анализ представлен на следующей странице: прибыль, лиды и оплаты в основных показателях KPI и в динамике; подробные характеристики продуктов и каналов их реализации.

«Искусство двигаться вперед заключается в понимании того, что оставить позади». Эта цитата гуру маркетинга Сета Година резюмирует важность надежных данных для принятия правильных решений.

Дашборды включают в себя множество преимуществ, позволяющих усовершенствовать процесс продаж. Приведем лишь часть из них, чтобы показать, что получает отдел и его руководитель вместе с интерактивной панелью.

Четкая матрица KPI и прозрачная система контроля. Менеджеры всегда видят, какая задача требует немедленного решения и от чего зависит, например, размер премии.

Больше времени для выполнения обязанностей. Составление отчетов вручную занимает ресурсы и не приносит компании прямой выгоды. Данные на дашборде обновляются автоматически.

Элемент соревнования в работе менеджеров. Если информация доступна для всего отдела, сотрудники могут постоянно следить за командными и индивидуальными показателями.

Более точное прогнозирование. Текущие и исторические данные уменьшат допустимую погрешность и помогут составить объективные планы на каждый следующий период.

Достоверные показатели для обоснованных решений. Автоматизация отчетности исключает из процесса «человеческий фактор» и соответствующие ошибки.

1. Используйте чистый макет. Не делайте визуальные элементы и цвета слишком насыщенными — это отвлечет внимание от данных. Поместите самую важную диаграмму в верхний левый угол панели инструментов. Организуйте макет так, чтобы информация прочитывалась слева направо.

2. Выделяйте главные показатели. Включите в дашборд только те KPI, которые помогут оценивать реальную ситуацию и принимать решения руководителю или специалисту.

3. Сделайте панель инструментов доступной. Прозрачность — это один из способов мотивировать менеджеров, потому что у них есть возможность оценить масштаб и увидеть, как их цифры влияют на бизнес.

Интерактивная панель — это ценный инструмент, предоставляющий исчерпывающую информацию о процессе всей работы с клиентами. С ее помощью можно скорректировать стратегию, выявить узкие места и потенциальные проблемы, прежде чем они подорвут усилия всего отдела.

Напомним, что как визуальное оформление, так и функциональность готового продукта будут зависеть от того, какой инструмент вы выберете для разработки. Дашборд по продажам: как сделать в разных программах? Посмотрите специальную подборку с примерами из Excel, Data Studio, Power BI, Tableau и Qlik.