Навстречу цифровизации. Как Тамбовский университет начал работать с дашбордами

Через некоторое время после завершения совместной работы я поговорил с аналитиком университета Ольгой и директором проектного центра ТГУ Мариной. Они рассказали, почему вообще решили использовать дашборд в вузе и как делают это в новых реалиях.

Во время приемной кампании университета следить за заполняемостью бюджетных мест нужно ежедневно. Поэтому результаты работы приемной комиссии решили оцифровать в первую очередь.

Учитывая, что места по разным направлениям обучения заполняются неравномерно, контролировать отклонения от плана необходимо «здесь и сейчас». Системы учета такой возможности не давали, а выгрузки данных в Excel не позволяли делать это легко и быстро.

Но были и другие сложности: о них рассказала Марина, директор проектного офиса университета и руководитель нашего проекта со стороны заказчика:

— Данные в огромных таблицах все время приходилось «расшифровывать» для руководителей. Либо на словах, либо с помощью слайдов в PowerPoint. Но объяснения на словах не очень хорошо воспринимаются и откладываются в памяти, а явный недостаток слайдов — их статичность. Для тех, кто не работает с аналитикой, это и сложно, и непонятно.

Ректор университета поддержал идею Марины о дашборде по приемной кампании. Оставалось решить, кому можно поручить разработку. Знакомых в вузах, где используют дашборды, не нашлось — получить рекомендации было неоткуда. Пришлось искать самостоятельно и долгое время присматриваться к разным исполнителям.

Ко мне представителей университета привела моя публичная активность: Марине понравилось, как работает мой Клуб анонимных аналитиков, а Ольгу зацепил один из роликов на YouTube.

Конечно, одного ролика недостаточно, чтобы доверить разработку принципиально нового для университета продукта. Ольга и Марина стали следить за мной в соцсетях: читали клиентские кейсы, смотрели дашборды, оценивали подход к работе. А спустя время решили отправить Ольгу на мой однодневный тренинг по дашбордам в Москве. Так сказать, на разведку.

Как говорит сама Ольга, на тренинге она получила основные знания и навыки для самостоятельной настройки аналитики. Но дашборд по приемной кампании был слишком серьезным проектом для специалиста с ее опытом — нужно было провести интеграцию Power BI с 1С, привести в порядок качество данных и все это успеть к нужному сроку. В общем, права на ошибку здесь не было.

В Тамбов Ольга вернулась с хорошим отзывом о моей квалификации, поэтому в результате за разработкой обратились к моей команде. При этом сразу решили, что после завершения проекта мы должны обучить и подготовить технических специалистов вуза, чтобы они уже самостоятельно продолжали разработку и внедрение новых дашбордов для аналитики.

Ни Ольге, ни Марине раньше не приходилось полноценно работать с интерактивными дашбордами — инструмент осваивали уже в процессе. Тем не менее, для них его ценность была понятной с самого начала.

А вот члены приемной комиссии идею о дашборде приняли не сразу. Для меня это знакомая ситуация — нововведения заставляют сотрудников изменять привычные порядки и уклады, а это приносит дискомфорт. Но только сначала.

По словам аналитика Ольги, обучение некоторых консервативных проректоров и директоров институтов работе с дашбордами еще продолжается. Но те, кто принимает непосредственное участие в приемной комиссии, уже активно следят за ситуацией на интерактивной панели мониторинга. И не только следят, но и принимают меры: последняя приемная кампания прошла успешно, а план по заполняемости бюджетных мест по нужным направлениям был выполнен полностью.

Мы делали для ТГУ дашборды в Power BI. Но это бюджетная организация, а потому тема импортозамещения ее команду не обошла. Запрета на использование продуктов Microsoft в университете пока нет, однако постепенно зарубежное программное обеспечение заменяют отечественным.

Сначала в 1С:Аналитику перенесли дашборд по приемной кампании, а потом там же уже своими силами стали собирать и визуализировать новые отчеты. В этом специалистам ТГУ помогали аналитики из моей команды — объединяли данные из разных учетных систем, чтобы можно было собрать нужный дашборд, проводили консультации.

Спустя некоторое время после этой работы в новой BI-системе университета уже было 3 дополнительных дашборда: по успеваемости студентов, по коммунальным расходам и по загрузке общежитий.

По мнению аналитиков университета, явное отличие между системами есть и в работе с грязными данными — отечественной платформе в этом плане пока пока еще далеко до уровня Microsoft. Поэтому для некоторых аналитических задач они продолжают использовать Power BI — это и быстрее, и удобнее.

Несмотря на то, что из Power BI дашборды пришлось перенести в BI-платформу от 1С, планы по использованию этого инструмента у университета масштабные.

Сейчас аналитик Ольга продолжает делать новые отчеты уже на отечественной BI-платформе. Отмечает, что вручную это было «долго и больно», но сейчас процесс здорово упростился. Даже несмотря на то, что визуализация в 1С:Аналитике далека от идеала.

Марина же собирает запросы от коллег из разных подразделений университета. В планах на ближайшее будущее — разработка панелей мониторинга по программе развития, по учету мероприятий и по загрузке научного оборудования. Что-то из этого уже в работе, что-то еще предстоит оцифровать. Также есть запрос на дашборд по финансам — финансисты вуза увидели нынешние отчеты и поняли, что этот инструмент нужен и в их работе.

Судя по всему, проект прошел успешно. И не только потому что клиент остался доволен результатом.

Для меня ценно, что вуз не только подхватил саму идею управления на основе данных, но и продолжил развивать ее внутри уже самостоятельно. Даже когда использовать знакомую программу стало невозможно.

Миграция из Power BI в 1С не похоронила проект, как это часто бывает. Оттолкнувшись от результатов нашей работы, команда поняла, как заставить данные «говорить» на понятном для руководителей языке. Как контролировать любые процессы «здесь и сейчас». Как своевременно принимать решения на основе данных. И сделала все это частью своей корпоративной культуры.