Как работает интерактивный дашборд

Некоторые думают, что дашборд — это «автоматическая» презентация. Как в PowerPoint. И поэтому просят «20 слайдов, которые можно распечатать».

Как это работает? Сначала видим общую картину. Нужны подробности по конкретной категории? Просто кликаем по ней, и данные автоматически фильтруются: на этом же экране мы получаем статистику только по выбранной категории. Или новый слайд, если выражаться языком PowerPoint.

Второй миф — представление о дашборде как об учетной системе. Иногда спрашиваешь заказчика-новичка, где находятся его исходные данные, а он удивляется: «А разве дашборд это не включает?».

Выглядит это примерно так:

— Хочу видеть, как выполняется план продаж.
— Хорошо, где хранятся эти данные?
— В CRM.
— Но тут только фактические показатели. А где плановые?
— А разве их нельзя просто вносить на ваш дашборд?

Панель мониторинга объединяет данные из разных источников (при необходимости), вычисляет нужные показатели и представляет их в удобном для анализа виде. Благодаря этому на одном экране можно увидеть, например, следующее:

● сколько бизнес заработал и потратил за месяц;
● откуда пришли доходы и на что ушли расходы;
● с какими клиентами работать выгоднее;
● кто из менеджеров приносит больше прибыли;
● как изменяются показатели во времени;
● насколько они отличаются от плана или прошлого периода.

На интерактивной панели можно разместить любую информацию в числах. Предварительно мы вместе с заказчиком составляем список метрик, которые будут отвечать на его бизнес-вопросы.

В зависимости от сферы деятельности компании, а также вопросов и задач пользователя эти метрики различаются. Посмотреть дашборды для разных отраслей можно в галерее Института бизнес-аналитики.

На примере нашего демонстрационного дашборда по продажам в Power BI покажу, как считывать информацию и анализировать показатели.

В верхней части — карточки KPI. То есть цифры, которые сообщают главное о происходящем в бизнесе прямо сейчас. В них еще могут быть цветные индикаторы для сравнения с планом или прошлым периодом. Здесь же размещают фильтры по периодам для анализа данных: выбрали год и месяц — увидели цифры по этому году и этому месяцу. Ничего лишнего.

Динамика, рейтинг, соотношение — в средней части дашборда размещают то, что помогает сравнивать показатели или отображать их изменения. Рассмотрим частный случай.

В центральном блоке нашего дашборда по продажам — три диаграммы:

● динамика + сравнение двух категорий;
● рейтинг менеджеров;
● объем скидок в каждой группе клиентов.

Как разные категории показателей влияют друг на друга? Это можно увидеть в диаграмме слева. Например, выбираем выручку + скидку и сразу видим, в какие месяцы повышение скидки не помогло увеличить объем продаж.
В марте мы снизили скидку, но объем выручки при этом вырос. Нужны подробности? Выбираем март в диаграмме слева, и весь дашборд перестраивается. Показатели в карточках KPI при этом тоже фильтруются.

Так же можно фильтровать данные по менеджерам, если хотим узнать, какую скидку и в каких сегментах давал каждый из них. Фильтр в диаграмме с объемом скидок покажет, какой именно сегмент при прочих равных приносит больше валовой прибыли.

По принципу «от общего к частному» подробности размещают в нижней части дашборда, часто — в виде таблиц. В нашем случае это таблицы по конкретным товарам и по конкретным клиентам. Здесь мы видим не только объем валовой прибыли от разных клиентов, но и ответы на вопросы: что именно они покупают и сколько, оправдан ли размер их скидки и так далее.

Чтобы получить «слайд» с показателями по одному клиенту, просто выбираем его в таблице — данные на всем дашборде фильтруются. Собирать информацию по кусочкам не нужно, она уже здесь.

Допустим, в диаграмме с динамикой мы увидели, что в феврале средний размер скидки увеличился, при этом объем валовой прибыли снизился на 2 млн по сравнению с январским. Как и почему? Кому из клиентов мы «подарили» эти 2 млн? Ответ покажут фильтры в таблице: самая крупная скидка была у «Ашана», при этом валовая прибыль от него оказалась отрицательной.

При необходимости можно не только показать текущую ситуацию в бизнесе, но и проверить некоторые гипотезы. Мы называем эту возможность «Симулятор принятия решений»: на нашем демонстрационном примере он располагается на втором листе дашборда, на вкладке «Моделирование».

Что, если клиент Metro Cash & Carry просит увеличить размер скидки еще на 10%? Моделируем такую ситуацию и видим, что в таком случае мы получим от него на 2,2 млн валовой прибыли меньше.

При каких условиях все же можно дать клиенту новую скидку? Моделируем новую ситуацию и видим: мы не потеряем прибыль только в том случае, если этот клиент увеличит объем закупок на 28%. Таким же образом можно увидеть, например, что произойдет при повышении себестоимости конкретного товара.

Еще часть вопросов от заказчиков-новичков объединю в этой части. В комментариях к статье можно оставлять новые: если ответы на них не требуют информации о конкретных данных, мы будем дополнять этот блок. Все вопросы и ответы касаются дашбордов в Power BI.

Конечно, никто не запретит поклонникам PowerPoint распечатывать скриншоты дашборда. И некоторые действительно так делают. К счастью, только первое время. Стоит привыкнуть — и понимаешь, насколько это неудобно (а еще и бумага тратится).

Заказчики, которые пришли за набором «слайдов», обычно впечатляются уже на первой презентации. Картинки в интернете не показывали им всех возможностей :)

Дашборд — не волшебная таблетка. Он не получится, если у вас проблемы со сбором данных. И не поможет, если у вас не настроен учет. Но во всех остальных случаях вместе с панелью мониторинга вы получите пульт управления бизнесом. Четкий и беспристрастный. Который покажет правду, даже если она неудобна. И который поможет принимать решения и основе объективных данных.