Где деньги? Финансовый дашборд для малого бизнеса

Когда вы владеете небольшим бизнесом, у вас, наверняка, часто возникают вопросы к бухгалтеру. Есть продажи, есть расходы, связанные с ними и налоги. Даже прибыль, вроде бы есть - на бумаге... А деньги где? Знакомая ситуация?

Бухгалтер показывает баланс, отчеты о движении денежных средств, бюджет доходов и расходов, но пока в этом разберешься - поседеешь. А планировать финансы надо еще вчера. И стратегию управления никто не отменял – надо разрабатывать, внедрять, менять по ситуации. Но в этих цифрах сам черт ногу сломит.

Я сам – директор компании и индивидуальный предприниматель. И тоже сталкивался с такими проблемами. Поэтому сегодня расскажу, как устроена аналитика продаж у меня, покажу дашборд своей компании, поделюсь выводами и результатами. Уверен, что мой опыт будет вам полезен, а некоторые наработки вы сможете использовать у себя. Или после моего рассказа у вас появятся свои гениальные идеи на этот счет.

Мы внедрили финансовый дашборд осенью 2019 года. Но перед этим разработали и подогнали под себя систему управленческого учета, классифицировали расходы, выявили их взаимосвязи с приходом денег. Если уйти от сложной бухгалтерской терминологии о "движении денежных средств и финансовых потоков", я хотел видеть и понимать, где деньги. Именно так я и назвал свой дашборд.

Интерактивная версия по ссылке:

Данные на дашборде обезличены, но это не помешает понять суть. На дашборде видно, откуда пришли деньги, на что они потрачены, и сколько осталось. Или не осталось – значит, ушли в минус. Обновление происходит в течение дня автоматически, но в любой момент можно это сделать принудительно, чтобы увидеть свежую информацию.

Сегодня я покажу, как устроено хранение данных управленческого учета на обычных Google-таблицах и как эти данные лаконично отображены на дашборде.

Вернемся к дашборду: центральный блок "Приход" показывает общее поступление денег, процент выполнения бизнес-плана за выбранный период и индикатор отклонения по сравнению с прошлым годом. Ниже график изменений и детализация прихода: от какого проекта, от каких организаций или физических лиц были поступления, в каких объемах, и выполняется ли план.

Как в любом дашборде, при нажатии на показатели основного экрана переходим к подробностям: приход денег по направлениям бизнеса или траты по статьям расходов. Глубина раскрытия разная, в зависимости от ваших запросов – все настраивается и регулируется.

Нажимаем на направление – дашборд фильтрует данные по доходам и связанным с ними расходам. На моем примере видим, что основной приход по онлайн-курсам был от физических лиц. Кто оплачивал, пофамильно – в нашем случае не имеет принципиального значения, поэтому показана общая сумма по физ.лицам. Если важна конкретика – просто меняем структуру данных.

Еще раз остановлюсь на том, что пример основан на деятельности моей компании. Здесь указаны наши направления бизнеса, связанные с ними доходы и расходы. Для другой организации эти показатели будут иными.

Правый блок дашборда посвящен расходам, которые учитываются по категориям. Все расходы занесены в классификатор. О нем расскажу ниже. А сейчас вернемся к структуре расходов. Она раскрывается при нажатии на соответствующую строку. По аналогии с приходом, где видно, от кого пришли деньги, здесь указано на что или на кого они были потрачены.

Структура расходов характерна для нашего бизнеса. Для нее тоже есть классификатор, который учитывает все статьи затрат и их взаимосвязь с приходами и клиентами. Практически каждый вид расходов имеет свои подвиды – они отражаются на дашборде, если кликнуть на статью затрат. Ниже расположен блок с распределением затрат по людям.

Значительную часть расходов составляет заработная плата сотрудников. На дашборде выводится список сотрудников и ежемесячные выплаты каждому. Мы разработали систему, которая рассчитывает почасовое участие человека в разных проектах и вычисляет сумму оплаты.

В моем бизнеса, при работе над проектами оплата может быть сдельной или субподрядной. Эти статьи изначально вынесены в отдельные строки. Конечно, такое распределение зарплаты мы сделали не сразу. Есть, например, штатные сотрудники на окладе, для которых вести попроектный учет сложно.

Мы работаем над этим – создаем систему, которая сможет рассчитывать часы, потраченные на проект, и вычислять оплату за каждое направление, в зависимости от стоимости рабочего часа. Это следующая итерация учета финансов, которую мы уже внедряем в свои проекты. Она позволит избавиться от погрешности при вычислении расходов. Кроме того, в ней есть прямая выгода и для сотрудников. Она учитывает стоимость всех доработок по проектам, чтобы у клиентов не возникало желания и возможности просить переделки и подстройки без доплаты.

Логика визуализации понятна. Есть приход от разных проектов, который можно детализировать. Есть расходы, связанные с каждым из проектов – по статьям и видам. В верхней части дашборда, рядом с названием, регистр – можно посмотреть данные за любой месяц текущего года и предыдущего.

Что касается классификатора статей затрат, сначала мы использовали стандартный. Пробовали, подстраивали, дорабатывали, подгоняли под себя – получился оптимальный список под наши задачи. Рекомендую всем владельцам бизнеса сделать такой классификатор – весьма полезная штука для учета и анализа расходов.

Возможно, вы сейчас подумали, что это очень сложный процесс, требующий много сил и времени сотрудников. А ведь он должен быть еще и оперативным. Как свести трудозатраты к минимуму? При этом, чтобы на дашборде отражались самые свежие финансовые и управленческие данные.

Почему мы использовали Google-таблицы? Всё просто – именно с их помощью ведется учет доходов и расходов на большинстве предприятий малого и среднего бизнеса. Это удобный и универсальный инструмент, в который каждый сотрудник может вносить изменения онлайн. Мы не стали изобретать колесо и пошли по тому же пути.

В работе используются 2 массива данных: "Доходы" и "Расходы". В основе лежат справочники, которые содержат структуру статей по этим направлениям. Для разного бизнеса такая структура индивидуальна. В справочники для дашборда мы занесем (или вы это сделаете самостоятельно) ваши виды деятельности, ваших клиентов, ваши каналы движения денег.

Наименования в любом столбце справочника можно менять или создавать новые. Вот здесь как раз и пригодятся классификаторы доходов и расходов, о которых я говорил выше. Они вносятся в справочник, с учетом иерархии и детализации. Можно сделать подстройку под разные виды деятельности, направления продаж – все зависит от специфики вашего бизнеса.

Когда справочники сформированы, процесс занесения данных значительно упрощается и сводится к выбору нужной операции из выпадающего списка. Вводим дату и сумму поступления/расходования – куда же без этого. В итоге, на каждую операцию уходит не более 1 минуты. Режим обновления можно настроить: 1 раз в несколько часов или ежедневно. Как я уже говорил, можно всегда обновить данные и увидеть картинку на текущий момент.

На начальном этапе необходимо занести остатки по каналам движения денег и планы поступлений и расходов. Благодаря этому, на дашборде отражаются основные показатели, индикаторы выполнения бизнес-плана и результаты сравнения с прошлыми периодами.

У нас уже есть опыт внедрения таких дашбордов. Опираясь на него, могу сказать, что для предприятия малого или среднего бизнеса количество операций для такого учета – от 100 до 200 позиций в месяц. Больше всего времени уходит на занесение данных за прошлые периоды. Когда инструмент введен в действие и работает, затраты на ввод текущих операций минимален.

Вот такое простое и изящное решение я предлагаю использовать на малых и средних предприятиях для финансового и управленческого учета. Оно точно заинтересует тех, кто ведет ежемесячные или ежеквартальные таблицы доходов и расходов, чтобы подбивать итоги и анализировать эффективность.

Регулярный учет никто не отменял. А здесь на его основе сам собой собирается удобный для дальнейшего использования итог в виде дашборда. Всегда можно посмотреть объем продаж по продукту или направлению, сколько денег принес конкретный клиент, проанализировать динамику платежей от него за определенный период.

Выгода для меня, как для руководителя очевидна: когда возникает гипотеза по управлению продажами, выстраиванию новой стратегии, ее тут же можно проверить, не привлекая к сбору необходимой информации других сотрудников: помощника или бухгалтера. Для этого достаточно посмотреть на дашборд и отфильтровать данные по нужным показателям.

Кроме того, я в любой момент могу оценить динамику любых финансовых изменений по сравнению с прошлым годом. Конечно, в сложившейся нестабильной ситуации на рынке в 2020 году, тяжело сопоставлять показатели. Но, по крайней мере, становится понятно, к чему надо стремиться.

Уточню еще раз, что это решение подходит для быстрого старта небольших компаний. Для табличного учета денежных потоков. Прекрасно, когда у вас есть возможность установить и использовать "1С" высокой конфигурации, которая умеет формировать любые отчеты, даже управленческие. Тогда программа изначально заточена под создание дашборда. Если же такой возможности нет, то вот вам информация к размышлению и внедрению.

Я предлагаю коробочный вариант визуализации, который можно адаптировать под ваш бизнес. Это дашборды "под ключ" – BI-решения с возможностью изменений "под себя", благодаря гибким настройкам и понятной структуре. Так что, рекомендую наш новый сервис https://finalitica.ru/ Услуги консультанта по подстройке и внедрению входят в стоимость пакетов.

Кстати, если вы – сторонник позиции "Чтобы сделать что-то хорошо, сделай это сам", и хотите самостоятельно создавать такие дашборды, приглашаю на мой курс "Дашборд в Power BI", который стартует уже 29 августа.