Дашборд для финансового директора — что это такое: примеры показателей учета финансов в бизнесе

Это удобный интерактивный отчет об основных показателях деятельности. Подключается к обновляемым источникам данных, а визуализация в виде графиков, диаграмм и таблиц отображает индикаторы в режиме реального времени.

Герой нашей статьи — это отчет о финансах. Он содержит метрики по движению денежных средств, основные источники и объем их поступления, а также статьи расходов, траты по ним и так далее. То есть все ключевые параметры, которые нужны в работе финдиректора или владельца для принятия управленческих решений.

Конкретное наполнение такого отчета зависит от множества факторов, в первую очередь от направления деятельности и основных целей и задач. Ниже мы детально рассмотрим, что рекомендуется включать в финансовую аналитическую панель, но итоговый выбор параметров в каждом случае будет индивидуальным.

Этот инструмент может сэкономить кучу времени. Исторически он возник как синтез сложных аналитических расчетов и оптимального, можно даже сказать, простого для понимания графического их отображения. Пользователь отчета сразу видит в удобном формате основные ключевые показатели эффективности (KPI), зависимости, тенденции и другие взаимосвязи самых разнообразных процессов.

Интерактивность панели благодаря фильтрам и переключателям позволяет углубляться в аналитику на несколько уровней, что делает объем включенной в нее информации практически безграничной. При этом нужные данные вы получаете по запросу простым кликом на конкретный параметр, а не зарываетесь в бесконечные страницы отчетов и таблицы.

Финансовый дашборд для малого или среднего бизнеса дает простой и понятный ответ на очень важный вопрос: Где деньги?

В своей компании я внедрил такой проект осенью 2019 года. И так и назвал его «Где деньги?». Ознакомиться с интерактивной версией вы можете по ссылке.

Перед созданием этого проекта мы разработали и подогнали под себя систему управленческого учета, классифицировали расходы, выявили их взаимосвязи с приходом денег. Нужно было показать «движение денежных средств и финансовых потоков». Проще говоря, я хотел видеть и понимать, откуда приходят и куда уходят наши деньги, и сколько их у нас.

На экране видно, откуда пришли средства, на что они потрачены, и сколько осталось. Или не осталось – значит, ушли в минус. Обновление происходит в течение дня автоматически, но в любой момент можно это сделать принудительно, чтобы увидеть свежую информацию. Мне кажется, даже этого краткого знакомства достаточно, чтобы ответить на вопрос подзаголовка – зачем вашему бизнесу нужен такой отчет?

Все компании уникальны, следовательно, каждой будет полезен индивидуальный набор KPI, интересны свои тенденции и характеристики, показателен собственный датасет. Но при этом для финансового анализа можно выделить набор общих элементов, характерных практически для любой фирмы.

Вот примерный список того, что поможет оценить состояние бизнеса:

● Планы по выручке и прибыли, процент выполнения (то есть факт).
● Динамика этих показателей.
● Оборачиваемость капитала.
● Учет приходов и расходов денежных средств, их соотношение.
● Количество денег на счетах.
● Коэффициент возврата инвестиций.
● Уровень долговой нагрузки.
● Доля затрат в выручке и многое другое.

Рассмотрим основные показатели на примере дашборда по финансам моей компании.

Центральный блок «Приход» отображает общее поступление денег, процент выполнения плана за выбранный период и индикатор отклонения от прошлого года. Ниже — график изменений и детализация прихода. Все позиции кликабельны, то есть при желании можно углубиться в аналитику по любому параметру, просто нажав на него.

Правый блок посвящен расходам, которые учитываются по категориям. Их структура раскрывается при нажатии на соответствующую строку. По аналогии с приходом, где видно, от кого поступили деньги, здесь указано, на что или на кого они были потрачены.

Структура этого блока характерна для нашего бизнеса. Для нее есть классификатор, который учитывает все статьи затрат и их взаимосвязь с приходами и клиентами. Практически каждый вид расходов имеет свои подвиды – они отражаются на дашборде, если кликнуть на конкретную статью. Ниже расположен блок с распределением затрат по людям.

Еще раз остановлюсь на том, что пример основан на деятельности моей компании. Здесь указаны наши направления бизнеса, связанные с ними доходы и расходы. Для другой организации эти метрики будут иными.

KPI — необходимый элемент дашборда учета финансов: что это такое, сейчас разберемся.

В переводе на русский Key Performance Indicator — это ключевые показатели эффективности. С их помощью оценивают продуктивность организации или подразделения. КПИ напрямую связаны с целями: это цифры, которые помогают понять, насколько реальные результаты приблизили компанию к ним. Подробнее я рассказывал в статье о видах и примерах KPI.

Перед каждым бизнесом стоят свои задачи, поэтому и набор этих важных метрик будет уникальным. Главный критерий — они должны соответствовать целям и быть действительно значимыми для компании.

Так как это ключевые показатели, то на панели мониторинга KPI обычно выносятся в верхнюю часть в виде заметных карточек.

Для отчета «про деньги» ими могут стать любые индикаторы из приведенных в части выше. Но наиболее распространены следующие КПИ:

● объем валовой прибыли;
● рентабельность продаж;
● операционная и чистая прибыль;
● возврат инвестиций (ROI);
● EBITDA и другие.

Также построение финансового дашборда (dashboard) в бизнесе можно организовать по методике «Цели и ключевые результаты».

OKR (Objectives and Key Results) — это управленческая стратегия, предполагающая постановку целей и итогов после их достижения. Можно сказать, что это более продвинутый метод, чем KPI.

В этой методике также участвует понятие КПИ, но им дело не ограничивается: здесь нужна и иерархия целей, и необходимые итоги в виде конкретных чисел. «Ключевой результат» в системе OKR — это показатель, полученный благодаря запланированным действиям.

Рассмотрим методику на примере.

● Цель — увеличить объем выручки в следующем году на 20%.

● Ключевой результат 1 — презентация новых продуктов для 10 топ-клиентов и минимум две позиции по ним в ассортименте поставок для каждого.

● Ключевой результат 2 — система бонусов для роста лояльности клиентов на 30%. Замеры существующего и итогового уровня «преданности».

● Ключевой результат 3 — запуск платформы онлайн-заказов с возможностью комментирования к 1 апреля.

То есть система OKR представляет собой план действий с четко определенными ожидаемыми итогами для достижения желаемых целей. Запланированные целевые показатели и фактическое их выполнение — пример наполнения финансового дашборда, который станет удобным инструментом отслеживания развития ситуации и поводом для решений по корректировке процессов.

Как я уже говорил, каждая компания уникальна: взгляды на развитие, планы, цели, амбиции и доступные ресурсы всегда различаются. Поэтому и аналитические панели разрабатываются в индивидуальном порядке и содержат собственные наборы показателей и графиков.

Мы уже рассмотрели самые популярные KPI для отображения в интерактивном отчете. Теперь я покажу на примере своего проекта, что и как мы измеряли. Многие считают, что дашборд учета финансов для малого бизнеса — это сложный процесс, требующий дополнительных сил и времени сотрудников. Как свести трудозатраты к минимуму? А ведь он должен быть еще и оперативным, чтобы на экране отображались самые свежие данные.

Для создания датасета мы использовали Google-таблицы. Большинство других малых или средних предприятий также ведут учет доходов и расходов с помощью этого инструмента, позволяющего вносить изменения онлайн. Мы не стали изобретать колесо и пошли по тому же пути.

В работе используются два массива данных: «Доходы» и «Расходы». В основе лежат справочники, которые содержат структуру статей по этим направлениям. Для разного бизнеса такая она индивидуальна. В справочники мы занесли наши виды деятельности, клиентов и каналы движения денег.

Наименования в столбцах можно менять или создавать новые. Здесь может пригодиться классификатор доходов и расходов. Мы взяли стандартный: пробовали, подстраивали, дорабатывали, подгоняли под себя – получился оптимальный список под наши задачи. Рекомендую всем владельцам бизнеса сделать такой классификатор – весьма полезная штука для анализа затрат.

Затем статьи расходов мы внесли в справочник с учетом иерархии и детализации. Можно сделать подстройку под разные виды деятельности, направления продаж – все зависит от вашей специфики.

Когда справочники сформированы, процесс занесения данных значительно упрощается и сводится к выбору нужной операции из выпадающего списка. Вводим дату и сумму поступления или расходования – куда же без этого. В итоге на каждую операцию уходит не более одной минуты. Режим обновления можно настроить: раз в несколько часов или ежедневно. Как я уже говорил, если обновить файл, получишь картинку на текущий момент.

У нас уже есть опыт внедрения таких проектов. Опираясь на него, могу сказать, что для предприятия малого или среднего бизнеса количество операций для такого учета – от 100 до 200 позиций в месяц. Больше всего времени уходит на занесение данных за прошлые периоды. Когда инструмент введен в действие и работает, затраты на ввод текущих операций минимален.

Теперь, когда мы разобрались, что же это такое — дашборд финансовых показателей, можно еще раз взглянуть на наш итоговый вариант, который, думаю, стал более доступным и ясным.

Логика визуализации понятна. Есть приход от разных проектов, который можно детализировать. Есть затраты, связанные с каждым из них, по статьям и видам. В верхней части рядом с названием регистр – можно посмотреть данные за любой месяц текущего года и предыдущего.

Вот такое простое и изящное решение я предлагаю использовать на малых и средних предприятиях для экономического и управленческого учета. Оно точно заинтересует тех, кто ведет ежемесячные или ежеквартальные таблицы доходов и расходов, чтобы подбивать итоги и анализировать эффективность.

Когда вопрос «Дашборд по финансам в бизнесе — что это такое?» закрыт, предлагаю перейти к пошаговой инструкции, как его создать собственными силами.

С этого шага начинается любое дело. Неважно, будете вы делать свой проект на основе KPI или использовать систему OKR, для начала нужно четко ответить на вопрос — зачем вам это? Тогда уже можно сформулировать основную цель. Из нее будут вытекать задачи, решение которых приведет к ее достижению.

Поймите, кто будет пользователем отчета, что он хочет видеть и как сможет принимать решения с помощью интерактивной панели.
Обязательно скоординируйте задачи дашборда с целями компании (или подразделения). Любой инструмент нужен для достижения результата, а не сам по себе. Поймите, как с помощью вашего отчета можно решить задачи, стоящие перед компанией, оптимизировать бизнес-процессы и получить лучшие результаты.

В работе аналитика подготовка данных может занимать до 80% времени. Это актуально как для выбора источников, так и для доведения до формата, доступного для машинной обработки и анализа.

Определите, какие индикаторы и тенденции вы хотите видеть на отчете. Важно понимать, что финансовый dashboard — это такое отображение результатов, которое максимально полно и глубоко показывает текущую ситуацию и возможное будущее развитие событий. Поймите, как собираются и где хранятся те показатели, которые помогут отразить то, что вы хотите.

Для создания дашборда информация должна храниться в табличном виде. Это могут быть файлы Excel, Googlе-таблицы, документы 1С или других программ. Важно, чтобы таблица была приведена к формату для восприятия и обработки аналитическими системами. Аналитики называют такие таблицы плоскими.

Помните, что панель мониторинга должна рассказывать историю, поэтому убедитесь, что ваши данные — то, что для этого нужно. Обращайте внимание на их актуальность, обновляемость и показательность.

Сегодня на рынке есть множество платформ, позволяющих разработать качественный и красивый дашборд. Это и мировые лидеры Power BI, Tableau или Qlik, и уже неплохо заявившие о себе российские платформы, такие как Visiology. Можно сделать вполне информативный проект в старом добром Excel, хотя, конечно, я рекомендую использовать более продвинутые инструменты.

Выбор зависит от того, что уже есть у вашей компании, в чем вы умеете работать. Если вы только планируете внедрить подобные программы, стоит внимательно изучить плюсы и минусы каждого предложения и выбрать вариант, наиболее подходящий для конкретных задач.

То, что будет в отчете, должно напрямую отвечать поставленным целям. Не увлекайтесь количеством, пытаясь втиснуть в один экран всю имеющуюся информацию. Выбирайте ключевые показатели, которые действительно важны и пригодны для анализа.

Выше мы приводили наиболее распространенные метрики для дашборда учета финансов в бизнесе. На вашем могут быть как они, так и другие индикаторы и взаимосвязи.

Рекомендуется выводить на экран три уровня информации. Первый, верхний ряд — это самые важные метрики, чаще всего в виде карточек KPI. Второй — основные визуализации, главные графики, отражающие принципиальные результаты или процессы. Третий, нижний уровень — вспомогательные данные и справочная информация.

Теперь поработаем с внешним видом отчета. Выбор графиков и диаграмм — это, конечно, процесс творческий, но в аналитике он выполняется по строгим правилам.

Каждому виду анализа соответствует свой набор визуальных элементов. Например, если вы хотите сравнить показатели (кто больше, где прибыльнее, кто активнее), используйте разные типы гистограмм или линейчатую диаграмму. Подробнее и больше об этом можно прочитать в статье «Шпаргалка для выбора визуализации».

В арсенале аналитика очень много видов диаграмм для решения разных задач. Все их можно использовать, главное, не забывать, что форма не должна быть в ущерб содержанию.

Когда мы выполнили все предыдущие шаги, осталось все это реализовать в итоговом варианте. Каждая BI-платформа подразумевает свой набор действий, но в целом стандартная последовательность такова. Вы загружаете данные в систему, создаете модель, добавляете необходимые меры и дополнительные расчеты и на основе всего этого делаете визуализации.

Затем следует важный этап настройки фильтров. Главная особенность дашборда — в его интерактивности. На первый экран обычно выводят только основную информацию, но интерактивная система фильтрации позволяет углубляться в аналитику на несколько уровней. Практически каждый элемент экрана должен быть кликабелен.

В нашем примере в верхней части выведены фильтры по годам, кварталам и месяцам. Кроме того, при нажатии на любой элемент мы проваливаемся на следующий уровень.

Например, нажав на Югсталь, мы получаем все данные, связанные именно с этим клиентом:

Если выберем статью расходов «Зарплата», увидим все, что касается только ее.

Здесь приведены несколько примеров (все ссылки кликабельны) финансовых информационных панелей из галереи Института бизнес-аналитики и из общедоступных ресурсов ведущих BI-платформ.

Мы разобрались, что собой представляет и для чего нужен финансовый дашборд в малом и среднем бизнесе. Я показал пример нашей компании и рассказал, как мы его создавали и как им можно пользоваться.

Выгода для меня как для руководителя очевидна: когда возникает гипотеза по управлению продажами, выстраиванию новой стратегии, ее тут же можно проверить, не привлекая к сбору необходимой информации других сотрудников: помощника или бухгалтера. Для этого достаточно посмотреть на дашборд и отфильтровать данные по нужным показателям. Кроме того, я в любой момент могу оценить динамику финансовых изменений по сравнению с прошлым периодом.