«После обучения у многих загорелись глаза»: как мы проводили тренинг на заводе

Ко мне компания обратилась с запросом на корпоративный тренинг по визуализации данных в Power BI. Уже в процессе стало понятно, что у некоторых сотрудников есть только базовые навыки с данными, поэтому часть обучения мы в результате посвятили работе в Excel. Моя задача заключалась в том, чтобы поднять этот базовый уровень до среднего. И показать, как может в принципе выглядеть управленческая отчетность.

О том, насколько это получилось, я поговорил с заместителем финансового директора АО «Аммоний» Юлией Сибиряковой и начальником планово-экономического отдела Алией Схабиевой.

После смены собственника появилась потребность в визуализации информации. Решили, что оптимальный вариант — это дашборды. Некоторые сотрудники такой вариант активно поддерживали, но при вопросах «Что там должно быть?», «Как формировать и оперативно обновлять данные?» впадали в ступор.

Приходилось каждый раз объяснять, что под красивыми картинками на дашборде — данные. И чтобы получить такой продукт у себя, их нужно привести в порядок.

Желание визуализировать отчетность для руководителей в компании зрело давно. При смене собственника процесс ускорился: настало время определить, какой программный продукт будет и более удобным, и менее затратным одновременно.

Начальник планово-экономического отдела Алия пробовала разные инструменты для управления большим объемом информации. Первым в числе «испытуемых», конечно, был Excel. Позже к нему добавили надстройку Power Query, и оказалось, что этот комплект отвечает многим требованиям. Стали интересоваться, как можно развивать это направление и чем еще можно пользоваться.

На момент обучения у «Аммония» была в том числе и лицензия BI-платформы QlikView, но ее как инструмент визуализации для большого числа сотрудников рассматривать не стали. Power BI сразу показался настолько понятным, что необходимость в другом ПО просто отпала.

Об удобстве Power BI для разных отраслей бизнеса обе руководительницы слышали также и в СМИ, и на курсах, и даже в Нацпроекте по увеличению производительности труда, где участвует компания.

Когда потребность в обучении сотрудников окончательно сформировалась, компания решила провести тест-драйв. Алия купила курсы разных тренеров, чтобы опробовать их на личном опыте. И вот что выяснила.

Обучающие программы по аналитике данных создают и преподают технические эксперты. В большинстве случаев получается продукт, ориентированный на специалистов уже с опытом. В том числе, с опытом программирования. Для тех, кто учится с нуля, такой материал сложен: чтобы его усвоить, нужна высокая мотивация. Компанию «Аммоний» такой вариант не устроил: далеко не у всех сотрудников эта мотивация была.

Поэтому при разработке своих учебных курсов и корпоративных тренингов я отталкиваюсь в первую очередь от уровня подготовки студентов. Мысленно перемещаюсь на 15 лет назад, когда для меня самого понятие гранулярности данных или отличия схем «звезды» от «снежинки» в моделях были неочевидными. И объясняю все это на понятных аналогиях и примерах вместо сложных технических терминов.

Один из способов понятно донести информацию — объяснить на знакомых данных. Поэтому перед каждым корпоративным тренингом мы собираем отчеты клиента и анализируем их. Формируем программу, исходя из задач компании и ее специфики деятельности.

Уже во время обучения разбираем ошибки не на какой-то абстрактной теории, а на знакомых персоналу данных. То есть сотрудники здесь и сейчас улучшают отчеты, с которыми будут работать дальше. Именно этому мы посвятили и первый день корпоративного тренинга для «Аммония».

Иногда приходится объяснять, почему вот здесь и еще вот здесь данные не помогут руководителю сделать вывод и принять решение. Это неудивительно и даже как-то привычно: сотрудники работают с этими отчетами годами, а потому уверены, что все в них предельно ясно каждому. Следующий день тренинга дает понять, что это не так.

Во второй день мы проводим демосессию перед топ-менеджерами и начальниками подразделений. Каждый сотрудник презентует своему руководителю собранный в новом формате отчет. И получает обратную связь: чего не хватает, а что осталось непонятным. А значит, может довести работу до нужного результата максимально быстро.

Штатных аналитиков в компании нет: отчетность формируют экономисты, инженеры, менеджеры. Именно их и предстояло заинтересовать в дальнейшей работе с данными.

Чтобы набрать группу на тренинг, Юлия обратилась к руководителям отделов. Поручила каждому выбрать специалистов, ответственных за формирование пула данных для руководителя.

Так и сформировалась группа из 20 человек — мой «норматив» для корпоративного тренинга. Практика давно показала, что именно это оптимальный размер аудитории. Во-первых, можно уделить внимание каждому. Во-вторых, этого достаточно, чтобы посеять зерно культуры работы с данными.

Вкратце отзыв клиента звучал именно так :) Больше всего тренинг вдохновил группу продаж и снабжения: эти специалисты привыкли иметь дело с большим массивом информации и давно хотели научиться быстро его обрабатывать. Экономисты и финансисты обрадовались, увидев, как можно отслеживать БДДС по дням.

Не всегда специалист понимает, почему руководителю не нравятся его Excel-таблички: я регулярно сталкиваюсь с этим и во время BI-проектов, и во время обучения студентов.

Например, условный аналитик часами корпел над отчетом и уверен, что все получилось отлично. Удивляется, когда директор остается недовольным, потому что ничего не понимает в этой массе строк и столбцов. То же самое было и в «Аммонии»: строители и финансисты, наконец, увидели, как сделать данные понятными.

Справедливости ради отмечу, что «зарядились» не все сотрудники. И не всем было легко в эти два дня интенсивного обучения. Я получил и свою долю критики. Например, о том, что такой тренинг должен идти дольше. Что приглашать руководство на демосессию с демонстрацией результатов нужно не на второй, а на третий день обучения.

Соглашусь, при разном уровне навыков и заинтересованности сотрудников это и правда могло бы улучшить результат. Тем не менее, клиент, судя по всему, остался доволен.

Конечно, за всем этим — не только мой навык подавать информацию понятно. Это серьезная подготовительная работа, регулярный сбор обратной связи от клиента, примеры отраслевых кейсов и адаптация программы под конкретную компанию.

Мой корпоративный тренинг дороже многих других. Потому что его цель — не научить «нажимать кнопки в программе», а помочь достижению целей компании. Превратить данные в источник понятной информации. Вовлечь стейкхолдеров в принятие решений на основе данных. Сделать шаг к трансформации, которая приносит реальную пользу бизнесу. Посмотрите, как устроено корпоративное обучение, и оставьте заявку на разработку программы для вашей компании.