Разговор с финансовым директором. Как внедрить систему аналитики с первого раза, без граблей

25.02.2021
Я взял интервью у нашего заказчика. Он финансовый директор компании, для которой "Институт бизнес-аналитики" делает дашборды. Из нашего разговора вы узнаете, как грамотно и без фатальных ошибок внедрить систему отчетности и куда смотреть при выборе подрядчика. Также мы поговорили о том, как в продвинутых компаниях аналитика создает смысл и мотивирует даже тех, кто работает у станка.

Это не самый типичный кейс, поскольку в компании, где работает Алексей, хорошо развита ИТ-инфраструктура. Но он будет полезен как "продвинутым пользователям" так и тем, кто мечтает наладить учет.

О компании

— Алексей, расскажите, кто вы и чем занимается ваша компания?
Я финансовый директор сервисной вагоноремонтной компании. Мы интеграторы. То есть, не владея физическими активами, мы работаем как Убер и Яндекс на рынке такси, только на рынке вагоноремонта. То есть с одной стороны у нас есть клиенты, которым необходим сервис в виду их крупности, разносторонностью парка и его использования. С другой стороны у нас есть большой массив поставщиков, которые не умеют оказывать этот сервис нужным образом напрямую. Есть несколько основных крупных вагоноремонтных компании с физическими активами по всей стране, есть частные компании с несколькими депо. Они оказывают хорошую услугу ремонта, но покрыть весь парк, который ездит по всей стране, и своевременно подвезти запчасти они не могут.

Наша основная услуга - это выбор депо, которое будет отвечать экономическим и логистическим интересам клиента. Кроме того, клиенту важна не только цена, но и качество. У каждого депо свой коэффициент брака, который может негативно влиять на загруженность вагона. То есть, если они плохо сделали ремонт, то клиент ничего не будет за него платить, но вагон у него все равно отстанет на несколько суток. Мы оказываем услугу "единого окна" - ищем, где клиенту отремонтироваться, подвозим туда запчасти, организуем работу. Все это мы делаем на своей ИТ-платформе. И таких компаний по факту всего две на рынке.
— Что является вашим активом? Только ИТ, либо связи, ресурсы и база подрядчиков?
На этом рынке сильное лобби не нужно. Если у тебя есть большой клиентский портфель, то и поставщик будет. И на физическом рынке ремонтных мощностей тоже профицит. Поэтому лобби не нужно для того, чтобы получить лучшие условия.

Что касается крупных клиентов, то на них приходится переходить с подключением лоббистских сил. Со средними и мелкими проще. Для них приоритет - быстрее и дешевле, чем они делали бы это сами. Мы можем делать дешевле за счет объемов.

О решении заказать дашборды

— Что стало поводом для старта проекта по системе отчетности?
У нас есть довольно серьезная внутренняя система аналитики. Она построена на SQL. Сама система производства на 1С, но на SQL мы делаем отдельные выгрузки, дополнительные расчеты для управленческой отчетности. То есть все своды и необходимые мне вещи я делал в Excel. Была у меня простыня этих листов, но в какой-то момент я понял, что с ней тяжело ходить по клиентам, по акционерам и т.д.

Моя голова, несмотря на то, что я финансовый директор, плохо удерживает большое количество цифр. Сначала я носил с собой бумаги, потом решил брать планшет. Затем понял, что эти файлы уже еле влезают на планшет, там ведь вся база подтягивается. Да и не работают сводные таблицы на мобильных устройствах так, как на компьютере. Даже поля нельзя перетаскивать. Как нарисовал, так и будешь смотреть. Если необходима расшифровка, хочешь рассмотреть что-то под другим ракурсом, то надо заранее об этом подумать и нарисовать огромное количество таблиц. У нас достаточно требовательные в плане информации акционеры и клиенты.
— И, наверное, вы попробовали сделать дашборды сами?
Да, 2018-ом году мы сделали 2-3 простых дашборда. Мне, как пользователю, нужно было больше, но внутренних ресурсов на эту работу у нас не было. Нужно было иметь отдельного человека, который бы занимался только этим. Либо взять его на проект, что еще сложнее. В общем, нужно было кого-то искать, собеседовать, оценивать квалификацию, давать время на разгон… Также с нашей стороны нужен был бы постановщик задачи.

Мы решили пока не развивать функцию in house и согласовали с акционерами вариант привлечения профильной компании. Нужны были специалисты, которые дадут экспертизу не только в технологии, но и в дизайне, организации данных и так далее.

Если бюджет у компании маленький, то можно и самим этим заняться. Но у нас было много других задач, была миссия по выносу на рынок нового продукта, нормальные бюджеты и очень понимающие акционеры. Наша бизнес-модель предполагает, что мы не можем развиваться, не вкладывая ресурсы в ИТ. Поэтому я представил, сколько времени и сил нужно на то, чтобы менеджерить нового человека, и отказался от этой затеи.
— А как сейчас вы держите этот баланс и определяете, что in house, а что на аутсорс?
Сейчас мы разрабатываем клиентский портал, и здесь мы весь бэкенд ведем у себя в системе, а красотой - фронтендом - занимается подрядчик. У нас серьезные компетенции в 1С - мы собрали сильнейших людей на рынке. Поэтому всем, что касается 1С, мы занимаемся сами. На аутсорс отдаем технологии, где у нас нет компетенций.

О выборе подрядчика и процессе работы

— Как вы выбирали подрядчика, когда поняли, что хотите отдать дашборды на аутсорс?
Вот это самое сложное, потому что предложений на рынке много. Мы обратились к крупному системному интегратору, к нескольким фрилансерам и к вам, так как я был подписан на группу "Клуб анонимных аналитиков".

Фрилансеров мы всерьез не рассматривали, несмотря на низкую стоимость. Это всегда лотерея. Я не хотел платить непонятно кому, убивать кучу времени, но не понимать, какой результат получу на выходе и получу ли.

Ваше предложение нас заинтересовало, так как вы занимаетесь публичной деятельностью, образовательными курсами. Значит, для вас важен ваш имидж и репутация. Меньше шансов, что человек накосячит и сбежит. К тому же были интересные кейсы.

Конечно, мы ожидали, что ваши цены будут посередине между фрилансерами и крупными интеграторами. Но они оказались не намного ниже, чем у вторых.

У интегратора нас расстроили скорость и качество реагирования на клиентские запросы. Менеджеры ни черта не понимают и могут по четыре недели готовить предложения, не отвечать на конкретные вопросы, постоянно подключать других специалистов, которые тоже заняты… Даже процесс продаж идет бюрократически медленно. Мы представили, что будем работать в таком же темпе, и отбросили этот вариант. Решили обратиться к вам.
— Совпали ли ожидания и реальность относительно результатов, срока, процесса взаимодействия?
Работа идет так, как и договаривались. Если что-то тормозилось, то больше по нашей вине. Не было ожиданий, что мы все сделаем за пару месяцев. Тем более, что за эти 6 месяцев мы сделали гораздо больше, чем за предыдущие два года. Режим взаимодействия тоже устраивает.

А вот аппетиты относительно дашбордов выросли. То, что мы получали в начале, соответствовало нашим ожиданиям. Но каждый следующий дашборд оказывается глубже и сложнее. С последних мы буквально "писаем кипятком". Подсказки, расшифровки, интерактивные диаграммы и так далее. Теперь я оглядываюсь на дашборды, с которых мы с вами начинали, и понимаю, что нужно было просить больше. Мы растем, как заказчик. К тому же, в процессе контакт, а вместе с ним и результат, становятся глубже.
— Повлиял ли на работу переход с фиксированной оплаты на почасовую?
Да, мы начинали с фиксированной оплаты за 4 дашборда. Затем сработались и перешли на формат почасовой работы. С этого момента процесс пошел легче, потому что ты не относишься к приемкам как к окончательному результату. Мы понимаем, что это черновик, можем что-то додумать и пойти в следующую итерацию. Раньше на каждой приемке нужно было все вылизать, будто принимаешь готовое. Из-за этого происходят бодания из серии "это в рамках ТЗ, а это за рамками". Сейчас проще что-то переделывать. Почасовой формат позволяет нам работать быстрее и слаженнее.
— Как изменилась за счет дашбордов ваша коммуникация с акционерами?
Здесь все стало оперативнее. Если раньше мне надо было уточнить какую-то цифру, то, во-первых нужен был ноутбук. Потому что в телефоне открывать Эксель невозможно. Теперь я просто с телефона открываю Power BI и удивляю всех своей глубокой осведомленностью.

Сам я еженедельно просматриваю и анализирую дашборды. Акционеры у нас более стратегического уровня, они не смотрят в дашборды часто - их интересуют финальные показатели.

О перспективах

— Повлиял ли этот проект на ваше видение относительно планов по использованию аналитики данных, более продвинутых инструментов?
У нас изначально достаточно развита система аналитики. Мы используем и алгоритмы машинного обучения при приемке вагонов, и варианты искусственного интеллекта в обработке данных по сменяемости.

Поэтому дашборды для нас скорее приятный и удобный вариант взаимодействия с данными. Они экономят время и помогают в поиске инсайтов. Когда я анализировал сводные таблицы на компьютере, это занимало гораздо больше времени.

Следующая наша цель - транслировать стратегическое видение через дашборды на оперативный уровень. Даже не с этими дашбордами, а с отдельными под KPI каждого подразделения или сотрудника. Чтобы он видел свои результаты в онлайн-режиме и, если он отвечает за какой-то параметр, то мог его отслеживать и в удобной форме искать инсайты. Может быть, видеть и смежные области, чтобы понимать, что на что влияет.
— Алексей, в заключение дайте совет другим финансовым директорам. Как наладить систему отчетности безболезненно? Без граблей и так, чтобы не бросить на полпути, вернувшись к Экселю? Многие хоронят идею внедрения аналитики, потому что с первой попытки не удалось. А у вас это получилось довольно органично и без провалов.
Тут необходим сильный постановщик задачи. У нас это целая команда, ориентированная на результат. Мы все понимаем, каким он должен быть и зачем вообще нужен. Если такая команда есть, и у нее хватает интеллектуальных и временных возможностей, тогда проект взлетит в любом случае.

Конечно, это иллюзии, что один финансовый директор и два сотрудника наймут компанию, а она им все красиво распишет и сделает. Нужна определенная зрелость. Поэтому то, чем вы занимаетесь в плане обучения, наверное, хорошо эту зрелость воспитывает. Простых бизнесов не бывает, поэтому подрядчик не может всего угадать. Даже если в палатку с шаурмой внедрять аналитику, не будет все так просто.

Тем более, что дашборды можно и нужно использовать в производстве - это повышает вовлеченность людей в работу, сокращает дистанцию между целями компании и теми, кто работает у станка. Статистика создает понимание мира и смысл.

Мы ездили на завод, который занимается локомотивостроением. У них степень цифровизации просто запредельная. На каждом посту у рабочего стоит огромный тачскрин. Он выпускает свой кусок, нажимает, там у него дашборд показывает, насколько он выполнил смену, куда это пошло дальше по конвейеру и так далее.

Мне кажется, такой человек будет более мотивирован работать, чем тот, кому сказали: "Вась, делай пять в день. Три не получилось? Вот ты дебил, не доплачу". Мотивация через визуализацию результата и то, что ты делишься информацией со всеми, становишься сопричастен, работает гораздо лучше.

У нас любят в компаниях что-то утаивать, а многие менеджеры играют на том, что они владеют информацией. Потому что если все будут владеть, то нафиг он нужен? Из-за этого люди не понимают цель, а одни лишь поручения превращают человека в робота. Да, есть те, кому этого достаточно. Но скорее всего они будут относиться к этой работе как к зарабатыванию денег, а любить будут свое хобби. И в итоге уйдут от тебя. Либо будут сидеть, но не принесут ничего нового компании. Даже Акакий Акакиевич с любовью выводил свои буквы. В Европе и Японии именно через понимание общей цели и информированность шли к более ответственному и качественному труду. Табличные данные при этом мало кто может воспринимать, а вот несколько диаграмм на дашборде посильны всем.
Если вы еще не получаете все новости и полезные материалы Института бизнес-аналитики первыми, то подписаться на рассылку можно внизу этой страницы. Надеюсь, статья была вам полезной и подарила парочку инсайтов.
Читайте также
Подпишись на рассылку и получи в подарок «Каталог лучших отраслевых дашбордов»!
Хочешь получать актуальные статьи о визуализации данных?