Красивые дашборды,
которые молчат

Каждый новый рабочий год начинается очень энергично: в январе все погружены в подготовку годовых отчетов за прошедший год, представление результатов и корректировку планов на следующий год. Но в стремлении показать данные очень «красивенько» легко потерять саму суть отчета. Сегодня я расскажу вам историю о чувстве прекрасного, которое подвело одного ответственного аналитика.

Мария Евгеньевна – старший аналитик новой теплоэнергетической станции «Кургановская». Она занимается сложными данными и готовит финальные отчеты начальству. В этом году произошло много событий – объекты подключались и отказывались от обслуживания ТЭС, EBITDA по объектам изменялась от квартала к кварталу, уходила в минус и снова росла. Начальство попросило всё это отразить на одном отчете.

Руководствуясь тем, что отчет для директора и акционеров компании должен быть красивым, Мария Евгеньевна активизировала свое чувство прекрасного и 2 дня потратила на создание шедевра. Она выбрала красивые диаграммы и цвета, аккуратно расположила их по нестандартной сетке в 5 рядов, постаралась максимально убрать текст. Мария Евгеньевна осталась очень довольна результатом и понесла отчет на согласование с руководителем отдела Николаем Борисовичем.

Но вместо ожидаемого успеха старшего аналитика постиг провал. Николай Борисович, конечно, оценил творческий подход Марии Евгеньевны, но только из самого отчета ничего не понял. И стали они вместе разбираться почему так получилось.

Первым делом Николай Борисович акцентировал внимание на нижний уровень событий 2018 года. Это основные показатели – KPI отчета, а оказались они снизу в самом незаметном месте, да ещё и мелким текстом. Их решено было оформить в виде карточек и отправить в верхний уровень отчета.

Красивые кольцевые диаграммы на самом деле представляют собой динамику изменения количества объектов по кварталам. Чтобы оценить ситуацию их нужно визуально сравнивать между собой. Вместо одинаковых по размеру колец, Николай Борисович предложил использовать обычную гистограмму с накоплением – объекты с положительной и отрицательной EBITDA.

Диаграмма с заливкой по динамике EBITDA руководителю понравилась, ее решили оставить. Но общий объем в виде гистограммы не несет смысла. По сути – это 3 показателя, которые не нужно оформлять в диаграмму.

Лучшее решение – это карточки. Но верхний уровень уже укомплектован KPI. Николай Борисович вспомнил рассылку Алексея Колоколова первой недели декабря, где как раз рассматривали способы оформления KPI. Если ключевых показателей становится больше, чем вмещает в себя ряд, их допускается разделить на главные и второстепенные и разнести на разные уровни. Так и поступили: 3 показателя EBITDA определили, как второстепенные в данном отчете и оформили в виде карточек над диаграммой динамики EBITDA.

Итоговый дашборд представили акционерам на следующий день. Все было логично и понятно:

Во время совместной работы над отчетом, Мария Евгеньевна взяла на заметку структурированный подход руководителя, правила оформления KPI и динамики. А самое главное – поняла, что красиво и понятно – это 2 разные вещи. А Николай Борисович ничуть не пожалел, что не отправил Марию Евгеньевну самостоятельно исправлять отчет, а помог ей разобраться с ошибками. Он уверен, что следующий ее отчет будет намного лучше