А вы готовы отчитаться по своим KPI

Наступил декабрь - пора подведения финансовых итогов, утверждения бюджетов. И в сегодняшней статье я уделю внимание цифре ИТОГО - важной части корпоративного отчета. А пока поговорим о визуализации ключевых показателей.

KPI (Key Performance Indicator) — ключевой показатель эффективности. У этого понятия много трактовок. Часто его понимают как плановый показатель, влияющий на премию. С позиции бизнеса в целом, KPI — это данные для принятия решения. На каждом уровне управления — оперативном, аналитическом и стратегическом будет свой набор отчетов и KPI. Важно выделить их по смыслу и отобразить визуально, чтобы они не потерялись на фоне остальной информации. Я выделяю три вида показателей: план-фактные, нормированные и оперативные.

План-фактные — по ним установлен четкий план, и мы к нему стремимся, смотрим на отклонение. Другими словами - это валовые показатели, чем больше - тем лучше. План выполняется - хорошо, не выполняется - плохо.

Нормированные — это показатели, для которых установлены границы нормы, например, % фонда оплаты труда (ФОТ) в выручке или % брака. То есть чем затраты меньше, тем лучше. Но если ставить это в KPI, то можно дойти до абсурда - всех уволить и будет экономия. Поэтому такие показатели сводятся к доле. Еще нормативом может быть среднее значение, например средняя закупочная цена на сырье. Если стоимость выше среднего - это плохо, и мы подсвечиваем "красный" индикатор.

Оперативные показатели не имеют утвержденного в документе плана, но их все равно держат на контроле, сравнивают в динамике. Например средний чек или конверсия - чем выше, тем лучше. И от месяца к месяцу они будут меняться, в зависимости от сезона и конкуренции на рынке. Часто нет смысла их тщательно планировать и утверждать. Важно оперативно видеть, растут они или падают.

Таким образом, ключевой показатель имеет трактовку "хорошо-плохо". Но бывает так, что у KPI нет светофора. Мы смотрим на несколько ключевых показателей вместе и делаем вывод, что хорошо, а что плохо. Например, количество проектов в работе. Даже если оно сокращается, нельзя сказать, плохо или это хорошо. Если рядом не сопоставим со средним чеком, сроком выполнения и другими показателями в данном контексте.

Поясню на примере. Вы хотите показать итоговый объем продаж за год — 500 миллионов. Первая мысль: «Построить гистограмму». Вы заполнили пространство графикой: шкалой, линиями, столбцом. Но они не добавили информации на картинку. Визуально на одном столбце нечего сравнивать. Остались те же 500 миллионов, да еще и потерялись на фоне графики

Просто оставьте число и подпись, а для привлечения внимания добавьте рамку или заливку. Так легче воспринимать показатель.

Продажи обычно имеют план, и первая мысль - сравнить план с фактом на графике. Но важнее отклонение, а не просто сумма. На графике придется в уме вычислять разницу между столбиками, оценивать ее «на глаз». Напишите в карточке результат, насколько изменились данные. Можете указать абсолютное значение отклонения либо в процентах, но не дублируйте информацию.

Это был пример визуализации одного показателя. Теперь давайте посмотрим на дашборд целиком.

Директор говорит: «Я хочу видеть все и сразу, сравнить текущий период и с планом, и с прошлым годом». И не только по выручке, а по целому набору показателей. У них разный порядок значений и единицы измерения - на одной диаграмме не сопоставить. Опять таблицы и ворчание директора: "Когда же вы научитесь делать презентации красивыми?".

Давайте расставим приоритеты. В первую очередь важно увидеть текущий факт, а затем его
отклонение от плана и прошлого года. Мы сделали из таблицы набор карточек с индикаторами.

Да, это не самый красивый вариант, но меньшее из зол в исходных ограничениях.

На тренингах повторяю правило "сверху вниз": сначала KPI, затем диаграммы, а потом таблицы с деталями. На первый взгляд дашборд сделан правильно. Только вот 5 диаграмм на втором уровне не сравнимы между собой. Место занимает полоска, а число с индикатором теряется.

На самом деле, первый уровень разделен не два "подуровня". Есть 3 самых главных показателя бизнеса, а затем 5 финансовых. Их тоже надо сделать в стиле карточек.

В PowerPoint нет такой визуализации, приходится собирать их из надписей и прямоугольников, выравнивать пиксель в пиксель. В PowerBI уже есть из чего выбрать: стандартные минималистичные карточки и нестандартные объекты из магазина визуализаций

Удачи вам в достижении валовых годовых показателей, и желаю вам уложиться в нормативные. Пусть в отчете все будет хорошо!