Интервью HR-аналитика «Северстали»: зачем металлургам исследования вовлеченности и дашборды

Я поговорил с Романом Рябовым — аналитиком одной из крупнейших российских металлургических компаний «Северсталь». У него за плечами огромный опыт работы с бизнес-исследованиями. Двадцать лет назад Роман проводил исследования с помощью бумажных анкет и Excel-таблиц, а сейчас успешно внедряет в работу BI-дашборды.

Из интервью вы узнаете:
• Зачем бизнесу нужны социологические исследования?
• Как дашборды изменили процесс обработки и анализа данных?
• В чем плюсы и минусы работы с Power BI?
• Как внедрить дашборды в крупной компании?

— Мой карьерный путь начался в управлении коммуникаций. Я пришел в команду, которая отвечала за проведение социологических исследований — как среди сотрудников компании, так и в регионах присутствия.

Тематика корпоративных исследований уже тогда была самой разнообразной: удовлетворенность, климат в коллективе, структура мотивации, удовлетворенность различными аспектами работы в компании. Позже появилась тема корпоративной культуры и т.д.

Нужно отметить, что в тот период, когда я пришел в «Северсталь», в принципе очень немногие организации проводили внутренние соц. исследования, поэтому это был весьма интересный практический опыт, который серьезно повлиял на мое дальнейшее профессиональное развитие.

При этом важно понимать, что любое соц. исследование — это только источник информации, но не решение проблемы само по себе. Наша задача, чтобы эта информация была оперативна, достоверна, репрезентативна и отвечала на вопросы, стоящие как перед руководством, так и перед сотрудниками компании. Дальнейшая работа с этими данными —уже ответственность руководителей структурных подразделений.

Мы должны максимально помогать им в этом процессе. И с точки зрения понятной, компактной и удобной аналитики, и консультационной поддержкой. Для этого требуются современные инструменты анализа и визуализации данных, такие как Power BI. Согласитесь, намного удобнее посмотреть несколько слайдов в дашборде, чем читать многостраничный отчет.

Опыт проведения исследований в компании «Северсталь» условно можно разделить на два больших потока. Первый — так называемые «локальные» исследования. Они проводятся в рамках реализации бизнес-проектов, которые предполагают изменения в привычном способе и ритме работы сотрудников.

Не секрет, что чаще всего любое изменение в привычном способе ведения дел провоцирует сопротивление со стороны участников процесса. Наша задача — выяснить силу данного сопротивления, на чем (на каких убеждениях, проблемах, рисках, опасениях) оно основывается, чтобы своевременно внести корректировки в ход реализации проекта или усилить коммуникации.

Как правило, эта информация нужна «здесь и сейчас», а не через недели и месяцы. Поэтому с точки зрения стандартной методологии проведения социологических исследований мы сильно ограничены на этапе обработки данных и формирования аналитики.

Второе направление — большое общекорпоративное исследование «Пульс Северстали», в котором участвуют все сотрудники компании. И здесь та же самая проблема оперативности обработки данных высвечивается уже под другим углом. Для примера, число участников корпоративного исследования в 2020 году превысило 40 000 чел. Представьте себе процесс обработки такого количества анкет, каждая из которых еще и вложена в запечатанный конверт. А сколько времени требует решение этой задачи, даже с учетом привлечения подрядчика, не говоря уже о расходах на организацию обработки.

В конечном итоге, все свелось к тому, что в годовом горизонте мы больше времени печатали, раскладывали и обрабатывали анкеты, чем взаимодействовали с нашими клиентами и помогали им в работе с данными. А ведь эта одна из корневых проблем, к решению которой мы стремимся — быть более эффективными при организации внутренних процессов, и быть ближе к клиентам в период работы с данными.

Мы поэтапно движемся в этом направлении, применяя современные решения. С 2019 года не используем бумажные анкеты в любого рода опросах, от общекорпоративного исследования «Пульс Северстали» до локальных проектов. Все опросы проходят только в web-формате. Для сравнения, еще 3 года назад сотрудник сначала заполнял анкету на бумажном бланке, потом результаты этого бланка вручную переносились в Excel со сводными цифрами, после они пересчитывались, формировались графики, диаграммы, таблицы и так появлялся отчет.

Дополнительно к организации самой обработки данных, была еще и процедура выборочного контроля качества заведения анкет в файл. Мы брали массив данных, отбирали из них 10% анкет и сверяли бумажные данные с результатами в Excel. Эта процедура выборочного контроля, уверен, знакома многим социологам. И, думаю, не в самом привлекательном смысле. Если спросить у меня пример унылой рутинной задачи, сразу вспоминается все, что связано с обработкой анкет.

Одно из важных направлений для совершенствования, которое мы для себя определяем — это, собственно, аналитика.

Использовать дашборды команда Романа начала три года назад после того, как увидела первые дашборды в производственном секторе в 2018 году. Первоначально они хотели освоить дашборды самостоятельно, поэтому записались на тренинг по созданию дашбордов в "Институт бизнес аналитики". Около года команда занималась изучением дашбордов, в том числе самостоятельно сделала несколько дашбордов. Однако, взвесив все риски и ресурсные затраты, команда Романа приняла решения отказаться от самостоятельного создания дашбордов и доверилась экспертам "Института бизнес аналитики".

"В процессе работы с Power BI мы поняли, что освоить все многообразие программы в обозримом периоде на профессиональном уровне без ущерба для основного функционала будет проблематично. Поэтому обратились за производством дашбордов к экспертам, в том числе, к вашей команде", — пояснил Роман.

"В ходе самостоятельного изучения этой сферы мы поняли, что при низких инвестициях времени и денег делать качественные дашборды мы не сможем, а делать некачественные дашборды мы не хотим».

Работа с рисками: как руководители «Северстали» отреагировали на изменения привычного формата исследований.

Компания «Северсталь» находится только в начале пути по внедрению дашбордов. Но команда Романа не планирует с этого пути сворачивать и всячески пытается адаптировать новый формат для пользователей. Например, для руководителей подразделений в «Северстали» разработан отдельный курс, чтобы те смогли без труда ориентироваться в дашбордах, тем самым снизив риски их внедрения.

«В этом году мы впервые реализовали отчетность по результатам корпоративного исследования в формате дашбордов, и некоторые руководители столкнулись со сложностями. Слайды для них оказались более привычными, потому что они статичны. Мы предвидели сложности и, чтобы облегчить переход на новый формат, выпустили обучающий курс с подсказками. Отдельно мы обучили HR-команду подразделений, чтобы они подсказывали руководителям. Однако полностью от форматов слайдов мы пока не ушли».
В ходе разговора я попросил Романа выделить основные плюсы и минусы дашбордов и рассказать, что оправдало его ожидания, а что нет.

К плюсам Роман отнес:
‣ Удобство дашбордов.
‣ Экономия времени и сокращение сроков на реализацию исследования.
‣ Значительные возможности для аналитики.
‣ Больше времени остается на работу с аналитикой и взаимодействие с руководителями. Технические вопросы в работе команды Романа теперь занимают лишь 20% времени.

«Превзошла все ожидания экономия времени по срокам. Сейчас вопросы аналитики и донесение их до руководителя решаются за один рабочий день. Второй момент — это то, что используя дашборд, мы эволюционно получили новую «информационную сущность» с большими возможностями для аналитики. Также формат дашбордов Power BI оказался очень удобным. Это тот формат, когда все отчеты под рукой, так как все документы сохраняются в одном месте».

Среди минусов аналитик назвал трудности с экспортом данных:
«У нас много запросов на выгрузку данных из дашбордов. Клиент просит нас выгрузить какую-то команду в Excel-табличку, чтобы можно было делать заливки, сравнивать их между собой. Однако, сделать это в рамках программы мы не можем. Пожалуй, это основное разочарование. Но сейчас я понимаю, что наверное мы что-то не учли в конструкте самого дашборда».

В завершение разговора я попросил Романа дать совет аналитикам по внедрению дашбордов в работу, чтобы избежать возможных ошибок.

По его мнению, при проведении исследований в числе приоритетных задач должно быть максимизация удобства и принесение пользы для внутреннего клиента.

«В тех случая, когда мы исходили из задачи оптимизировать свои усилия и время с помощью дашборда, мы наталкивались на большое количество проблем. Польза для клиента — главная задача успешного исследования».

Также Роман отметил, что выстраивание дашборда, в первую очередь, начинается с определения целей клиента.

«Необходимо уметь объяснять свое предложение. Чтобы клиент понял, что вы ему хотите предложить, лучше показать соответствующий план. Кроме того, нужно учитывать, что у большинства нет опыта взаимодействия с Power BI. Поэтому клиенту важно сначала объяснить, зачем ему нужен дашборд.

Формат дашбордов — это полезный формат, который экономит ваше время, дает больше времени на аналитику, а также предоставляет новые возможности для проведения исследований и анализа», — резюмировал Роман. Аналитик также добавил, что после внедрения дашбордов его команда заметно ускорилась.