Карта командировочных расходов

Клиент — компания из Арабских Эмиратов
Задача — визуализировать статистику по командировкам сотрудников
Платформа для решения — MS Excel


Компания организовывает бизнес-поездки в Америку, Европу, южную и юго-восточную Азию.

Клиенту нужен был наглядный инструмент для анализа бюджетов на командировки и фактических расходов. Он не предложил идеи, в каком виде должна быть представлена информация. Поэтому в первую очередь требовалось определить структуру отчета, сделать первую версию дашборда из исходной таблицы.

Разберем шаги при разработке дашборда, когда у нас есть только таблица с данными.

Выделим 4 базовых вида сравнения данных:

• Рейтинг – самый распространенный. Сравниваем ряд данных по признакам больше/меньше, насколько. Все план-фактные сравнения относятся сюда же. Даже факторный анализ: вы могли сложными методами выявлять факторы, влияющие на прибыль, но в конечном счете сравниваете, насколько каждый из них повлиял, в плюс или в минус.
• Динамика – изменение во времени, когда важно показать тренд, сезонность.
• Структура – показываем доли от целого, например, что эти клиенты составляют половину нашей выручки.
• Взаимосвязи – из нескольких показателей определяем наличие, характер взаимосвязи (популярный пример – магический квадрант Gartner, сегментирующий продукты на рынке). Статистические методы анализа сюда же, но в корпоративных отчетах они редко используются.

Сформулируем гипотезы. Для этого посмотрим таблицу с данными и предположим, какие показатели будут интересны клиенту.

Создадим MVP – минимальный жизнеспособный продукт, прототип отчета.

Прорабатывать гипотезы в деталях долго, поэтому черновой макет делаем за 1,5 часа и показываем клиенту.

Клиент был приятно удивлен, что ему не надо рисовать эскизы и писать задание. Он дал таблички, а в ответ получил то, что хотел. Мы убедились, что гипотезы были верны и перешли к конструктивному обсуждению деталей.

Дашборд показывает, на что идут затраты — билеты, жилье, представительские расходы. Есть план-факт по сотруднику, можем посмотреть статистику по каждой поездке.

Сделаем рабочий отчет. Скорректируем показатели, фильтры, вид представления данных.

Добавили фильтры по сотрудникам, продолжительности поездки, датам, бюджетам. Сделали интерактивную карту в Excel, на которой наглядно представлена информация по регионам.

Дашборд сделан с помощью надстройки Excel Power View. Мало кто о ней знает, хотя она доступна с версии 2013, а впервые появилась еще в SharePoint 2010. Сейчас Microsoft ее не дорабатывает и не продвигает. Этот функционал дальше развивается в отдельном приложении PowerBI. Тем не менее, в Excel вы можете легко и быстро сделать интерактивную карту, которая хорошо работает с российскими адресами и индексами.