КЕЙС АКСЕЛЕРАТОРА

Контроль исполнения поручений руководителя: как с помощью ИИ создали навигатор по данным СЭД

От дашборда на сложных данных — к рабочему прототипу с фильтрами, приоритетами и карточкой поручения на одном экране.

4 итерацииот постановки задачи до прототипа, проверенного заказчиком

Один экранфильтры, список и карточка выбранного поручения

В системе электронного документооборота может быть вся информация о поручениях: содержание, сроки, исполнители, статусы. Но руководителю всё равно приходится открывать разные вкладки, сопоставлять записи и выяснять, какое поручение требует внимания прямо сейчас.

С такой задачей работал Роман Бартенев — руководитель проекта по цифровизации, начальник управления цифровизации и электронного документооборота АО «Олимпийский комплекс „Лужники“». На ИИ-Акселераторе он создал прототип навигатора поручений: интерфейс, который помогает отбирать нужные обращения и видеть информацию о выбранном поручении на одном экране.

Проект начинался с дашборда. Но работа с данными и разговор с заказчиком изменили представление о том, каким должен быть результат.

Почему дашборд не решал задачу руководителя

Первоначальная идея выглядела привычно: взять выгрузку из корпоративной системы и построить отчёт по исполнению поручений.

Однако первая попытка показала, что исходные данные сначала нужно подготовить. В записях требовалось разобраться с типами поручений, связями и порядком их передачи исполнителям. Без этого статистика могла создавать неточное представление о работе.

Например, прямое поручение заместителю руководителя и поручение конечному исполнителю отражают разные управленческие ситуации. Если объединить их без дополнительных правил, сравнение исполнителей окажется неоднозначным.

Роман сделал шаг назад: занялся очисткой и классификацией данных. Для работы с конфиденциальной информацией он также самостоятельно собрал обезличиватель.

Вместо общей статистики — навигация по нужным поручениям

После обсуждения с руководителем выяснилось: в первую очередь ему нужна возможность быстро находить интересующие группы поручений.

Это изменило направление разработки. Вместо набора показателей появился навигатор с компоновкой, напоминающей Outlook:

слева — группы и фильтры;
в центре — список поручений;
справа — подробная информация о выбранной записи.

Такой интерфейс позволяет последовательно отбирать поручения и читать их содержание без постоянных переходов между вкладками.

Навигатор поручений: фильтры, список и подробная карточка собраны на одном экране.

Как ИИ помог определить приоритеты

Роман использовал нейросети для классификации поручений по их текстам. Это помогло выделить категории, по которым руководитель может отбирать записи для дальнейшего контроля.

Практическая задача здесь — разобраться, почему поручение требует внимания. Одной отметки «срочно» недостаточно: значение имеют содержание, источник поручения и установленные правила обработки.

На вебинаре Роман привёл ситуацию, когда в системе много просроченных поручений. Руководителю нужно понять, кому звонить первым. Навигатор помогает сузить список до нужной группы и изучить конкретную запись.

При этом правила приоритизации необходимо задавать и проверять человеку. Нейросеть помогает обработать тексты, а управленческое решение остаётся за руководителем.

Отбор поручений по группам помогает перейти от общего списка к записям, требующим внимания.

Что получилось за четыре итерации

Роман прошёл путь от первоначальной постановки задачи до рабочего прототипа, проверенного заказчиком, за четыре итерации.

Навигатор объединил отбор поручений, просмотр списка и карточку записи. По описанию кейса, нужную информацию стало проще находить «в два клика».

Следующий этап — автоматизировать подготовку выгрузки из системы документооборота. Прямое подключение к базе данных также рассматривается как развитие проекта. Подтверждённых замеров экономии времени и сокращения просрочек в материалах пока нет.

Главный результат этой работы — уточнённая задача и инструмент, который ей соответствует. Чтобы улучшить контроль исполнения поручений руководителя, сначала потребовалось разобраться в данных, затем проверить потребности пользователя и только после этого дорабатывать интерфейс.

Кому пригодится такой подход

Подход может быть полезен организациям, где СЭД уже используется, но руководителям сложно находить нужную информацию в её интерфейсе.

Начать можно с отдельной выгрузки и одного сценария: например, отбора приоритетных поручений. Такой прототип позволяет проверить пользу решения до более сложной интеграции.

Другие инструменты Романа: Навигатор договоров · Регламенты с ИИ.

Соберите инструмент для своей рабочей задачи

На ИИ-Акселераторе участники уточняют требования, создают прототипы с помощью нейросетей и дорабатывают их с обратной связью.

Посмотреть программу Акселератора

Материал подготовлен по описанию проекта и выступлению Романа Бартенева на вебинаре.