Автоматизация разработки регламентов: как связать схемы процессов, документы и замечания с помощью ИИ

Регламент приходится менять вместе с процессом: появляются новые шаги, меняются исполнители, уточняются сроки и порядок согласования. Если исходная информация распределена между приказами, служебными записками и предыдущими редакциями, обновление документа требует отдельного разбора.

Роман Бартенев, руководитель проекта по цифровизации, начальник управления цифровизации и электронного документооборота АО «Олимпийский комплекс „Лужники“», построил рабочую связку для подготовки регламентов с помощью Claude.

В неё входят конструктор схем процессов, инструкции для нейросети и форма сбора замечаний. Инструменты помогают структурировать информацию перед подготовкой документа и точнее передавать последующие правки.

Почему генерации текста оказалось недостаточно

Роман совмещает задачи управления ИТ-проектами, бизнес-анализа и аналитики данных. Подготовка писем, приказов и других документов отнимает время, которое требуется для этой работы.

Первые эксперименты показали, что нейросеть может подготовить документ с учётом корпоративных требований. Но качество зависело от накопленного контекста конкретного чата: модели приходилось объяснять задачу, требования и критерии результата.

Для повторяемой работы Роман начал собирать инструкции и интерфейсы. Отдельным направлением стала автоматизация разработки регламентов на основе схем процессов.

Создание схем бизнес-процессов: сначала проверить реальность

Роман загрузил существующие документы в Claude. Модель предложила схему процесса, но первоначальный вариант не полностью соответствовал рабочей практике.

Поэтому схему потребовалось уточнить вручную, опираясь на актуальные материалы.

В конструкторе можно описывать шаги процесса и связанные с ними сведения: задачу, исполнителя, сроки, согласующих и входные данные. Значение полей Роман заранее согласовал с моделью, чтобы она различала источники информации и требования к выполнению.

Такая работа требует участия специалиста. Нейросеть может предложить структуру, но подтвердить, что она отражает реальный порядок действий, должны люди, знакомые с процессом.

Как схема превращается в регламент

Для работы Роман собрал комплект материалов в проекте Claude: инструкции, образцы документов, схемы и конструктор.

В инструкциях описаны роли, включая аналитика и критика документов. Это помогает сохранять требования к работе и сокращает необходимость каждый раз подробно объяснять контекст.

Подготовленная схема выгружается из конструктора и используется как материал для регламента. Дальнейшая работа продолжается в чате.

Проработанные и ещё не согласованные части можно различать по статусам. Это позволяет передавать текущую редакцию коллегам с пониманием того, какие участки уже проверены, а какие требуют уточнения.

Актуализация регламентов через структурированные замечания

Для обратной связи Роман создал отдельную форму. Сотрудник выбирает себя, отвечает на вопросы и выгружает замечания в JSON.

Этот формат помогает передать модели правки в структурированном виде. Вместо длинного сообщения с разрозненными комментариями она получает сведения, которые проще соотнести с нужными разделами.

На вебинаре Роман показал пример точечного изменения, применённого к нужному месту с первой попытки. Это отдельный удачный результат; проверка следующих редакций остаётся частью работы.

Новые изменения оформляются как новая версия документа. Актуализация регламентов при этом зависит от того, насколько своевременно сотрудники уточняют процесс и вносят изменения.

Что получилось и как развивается инструмент

По словам Романа, подготовка документов уже существенно облегчилась. Сформирована рабочая последовательность: описание процесса в конструкторе, выгрузка, подготовка регламента, сбор замечаний и внесение правок.

На момент выступления решение работает как сочетание интерфейсов и чата. Бэкенд и база данных ещё не реализованы. Переход к программной версии, в которой часть операций выполняется кодом, рассматривается как следующий этап.

Этот кейс показывает, с чего можно начать автоматизацию разработки регламентов: собрать исходные материалы, проверить схему процесса и организовать понятную передачу замечаний. Качество документа зависит от всех этих шагов.

Другие инструменты Романа: Навигатор поручений · Навигатор договоров.

Соберите инструмент для своей рабочей задачи

На ИИ-Акселераторе участники уточняют требования, создают прототипы с помощью нейросетей и дорабатывают их с обратной связью.

Посмотреть программу Акселератора ↗