Расчёт бонуса клиенту: как Ксения Иванова превратила Excel-таблицу в понятный калькулятор

Клиент готов купить электрооборудование, но сообщает: у конкурента счёт на 5% дешевле. Менеджеру нужно понять, какое снижение стоимости можно предложить и сохранится ли приемлемая маржинальность сделки.

Для такого расчёта в компании уже была Excel-таблица. Но менеджерам было сложно в ней разобраться, поэтому они обращались к её создательнице — Ксении Ивановой. Вместо самостоятельного расчёта получалась очередная задача для аналитика.

Калькулятор стал одной из первых небольших задач Ксении на ИИ-Акселераторе. На вебинаре она рассказала, что подключилась к программе около месяца назад и сразу пошла на коворкинг — ещё до начала основной программы обучения.

Поначалу Ксения переживала: другие участники придут с масштабными проектами, а она пока даже не понимает, с какой задачей начать. Ей предложили выбрать что-нибудь лёгкое и знакомое из своей работы. Так она взялась за расчёт бонусов клиентам.

Это был стартовый практический проект: небольшое улучшение повседневного процесса, которое можно быстро проверить в работе. Ксения с помощью Qwen превратила таблицу в калькулятор. Менеджер вводит четыре значения и получает расчёт с подсказкой: выполнены ли условия компании и нужно ли отдельно обосновывать предложение руководству.

Почему готовая Excel-таблица не решила задачу

Ксения уже подготовила таблицу для расчёта бонуса клиенту. В ней были исходные данные, промежуточные показатели, допустимая сумма бонуса и результат после его предоставления. Цвета и пояснения помогали различать поля.

Но менеджерам всё равно было непонятно, что вводить и как читать результат. Одно из затруднений возникало из-за НДС: сумму счёта они видели с налогом, а ограничение бонуса требовалось проверять от суммы без НДС.

Поэтому сотрудники приходили к Ксении, чтобы выяснить, какое предложение можно сделать клиенту.

В этой ситуации проблема заключалась в том, как устроена работа с расчётом. Таблица содержала нужную логику, однако пользователю приходилось разбираться сразу во множестве столбцов.

Ксения решила сделать отдельный интерфейс: оставить менеджеру необходимые поля и ясно показать, что означает результат.

Какие условия должен проверять калькулятор

В этом процессе бонус означает уменьшение стоимости покупки для клиента. В компании действуют два критерия:

• бонус с учётом комиссии партнёра не должен превышать 10% суммы счёта без НДС;
• маржинальность после предоставления бонуса должна быть не ниже 23%.

Оба условия должны выполняться одновременно.

Это правила конкретной компании. В другом бизнесе допустимый размер снижения стоимости и минимальная маржинальность могут отличаться.

Для менеджера калькулятор решает практический вопрос: соответствует ли запрашиваемый клиентом бонус установленным условиям. Если предложение выходит за ограничения, нужно подготовить обоснование для руководства.

Как Ксения создала калькулятор с помощью Qwen

Она передала Qwen исходный Excel-файл с расчётами и описала, какой инструмент хочет получить. Дальше работа шла итерациями: нейросеть создавала интерфейс, Ксения проверяла результат и уточняла требования.

Поскольку формулы уже существовали, основой разработки стала готовая логика расчёта.

По оценке Ксении, примерно за две недели удалось пройти путь от задачи до инструмента и памятки для сотрудников. Она использовала бесплатный Qwen.

ИИ в этом кейсе помогал создавать калькулятор. Сам расчёт выполняется по заданным формулам и ограничениям компании.

Четыре значения вместо большой таблицы

В калькуляторе менеджер заполняет четыре поля:

1. Сумма счёта с НДС.
2. Стоимость закупки с НДС.
3. Комиссия партнёра в процентах.
4. Запрашиваемый бонус в рублях.

После ввода инструмент показывает промежуточные расчёты, ориентир по допустимому бонусу и показатели сделки после его предоставления.

Менеджер может увидеть, какую долю от суммы счёта без НДС составляет запрашиваемое предложение и какой будет маржинальность после бонуса.

Для пользователя это более короткий путь к ответу. Не нужно самостоятельно искать нужные столбцы в таблице и сопоставлять несколько показателей: калькулятор собирает их в последовательные блоки.

Светофор объясняет, что делать дальше

Одних цифр недостаточно, если сотрудник не понимает, какое действие за ними следует. Поэтому результат дополнили текстовыми подсказками и цветовой индикацией:

• зелёный — оба критерия выполнены;
• жёлтый — один из критериев нарушен;
• красный — нарушены оба критерия.

При зелёном статусе менеджер оформляет сделку и отправляет её на согласование. При отклонении от правил требуется обоснование и защита предложения у руководства.

Таким образом, калькулятор не отменяет согласование. Он помогает подготовиться к нему: заранее проверить условия и понять, где именно возникает отклонение.

В форме предусмотрены дополнительные поля: клиент, ответственный менеджер, подразделение, представитель клиента и причина предоставления бонуса. При наличии можно указать номера связанных задач и документов.

Результат выгружается в Excel. Полученную таблицу можно передать руководству для согласования, а затем использовать в дальнейшей отчётности.

Зачем понадобилась памятка на один лист

После создания калькулятора на Акселераторе предложили подготовить материалы для его использования. Ксения сделала короткую памятку.

На одном листе собраны:

• четыре исходных значения;
• два правила проверки;
• значение каждого цвета;
• порядок действий от ввода данных до экспорта.

Это важная часть решения. Новый интерфейс должен быть понятен сотруднику без постоянных объяснений создателя. Памятка даёт ориентир, к которому можно вернуться в момент работы с клиентом.

Почему интеграцию с Битриксом отложили

В процессе разработки появилась идея отправлять расчёт на согласование прямо в Битрикс. В интерфейсе даже была соответствующая кнопка.

Но интеграцию не подключили: требовался вебхук, а системный администратор был в отпуске. Руководство предложило подождать, кнопку пока убрали.

На Акселераторе Ксении также рекомендовали сначала проверить, как сотрудники пользуются самим калькулятором, и затем переходить к интеграции.

В показанной версии рабочий маршрут заканчивается экспортом в Excel. Прямую отправку в Битрикс оставили следующим этапом.

Так удалось довести до использования полезную часть инструмента, пока более сложное подключение ещё ожидает реализации.

Что изменилось в работе

По словам Ксении, калькулятор экономит время ей и менеджерам. Сотрудники могут самостоятельно проверить предложение клиенту, не обращаясь к аналитику за каждым расчётом.

Инструмент адаптирован для телефона и компьютера. Это позволяет обращаться к нему во время работы со сделкой.

Точных замеров экономии времени в кейсе нет. Подтверждённое изменение — у менеджеров появился понятный способ выполнить расчёт, увидеть ограничения и подготовить сведения для согласования.

Ксения показывает калькулятор на вебинаре

В видео — исходная таблица, работа калькулятора и рассказ Ксении о том, как небольшая задача с первого коворкинга превратилась в инструмент для менеджеров.

Открыть видео во ВКонтакте ↗

Что можно применить в своей компании

Подобный подход подходит для повторяющихся расчётов, где уже существуют формулы и правила, но сотрудникам трудно пользоваться исходной таблицей.

Начать можно с трёх вопросов: какие значения вводит пользователь, какие условия проверяет инструмент и что человек должен сделать после получения результата.

В кейсе Ксении ответы оказались конкретными: четыре поля, два критерия и понятный порядок согласования. Из этого получился небольшой инструмент, который снимает часть повседневных обращений к аналитику.

Другой проект Ксении — инструмент для работы с неликвидами. В отдельном кейсе разбираем, как он помогает подбирать покупателей, готовить предложения и контролировать работу с остатками.

Читать кейс Ксении о работе с неликвидами ↗

Начните со своей рабочей задачи

На ИИ-Акселераторе участники создают инструменты для собственных процессов: уточняют задачу, собирают первую версию и дорабатывают её с обратной связью. Начать можно с небольшого улучшения, как это сделала Ксения.

Посмотреть программу Акселератора ↗