Пример: правильная инфографика для принятия управленческих решений и проведения план-факт анализа

Как инфографика помогает проводить план-факт анализ
Часть вторая

В предыдущей статье мы говорили о разнице в подходах к использованию данных разными уровнями заказчиков, а также начали рассмотрение первого примера - конкретного кейса по применению метода мозгового штурм для сближения понимания между коллегами и партнерами.

В этой статье продолжаем рассмотрение примеров
2. План-фактный анализ

Теперь рассмотрим пример, где цифр побольше. Годовой отчет компании, где у нас есть направления деятельности, и мы сравниваем планы с достигнутыми результатами. В данном случае исходный вариант содержал показатели уже в долях, и акценты на те направления в бизнесе, которые ничего не принесли. По формату это слайд презентации на проекторе, который должен наглядно донести до коллектива, на чем компания зарабатывает, насколько планы сошлись с действительностью, каковы перспективы.
Визуализация план-фактного бизнес-анализа данных
Эта таблица содержит исходные данные, но не дает готовых ответов на вопросы (кроме одного – какие направления провалились), при этом тяжело читается. Такие данные стоит визуализировать, но тут люди часто допускают ошибку: берут первую в списке круговую диаграмму:
Пример неправильного дизайна дашборда - непонятная круговая диаграмма
Как видим, стало еще хуже, давайте разберемся, почему:

  1. Из-за того, что секторов много, мы получили многообразие цветов, которое не сопоставить с легендой. Круговую диаграмму можно применять, когда хотим показать доли от целого, но только когда элементов не ней не больше шести.
  2. Это имеет смысл только тогда, кода подписи находятся на самих секторах, в нашем же случае мы имеем такие длинные названия, которые никуда не влезут.
  3. Эффект объема только искажает информацию и уже давно считается в дизайне «дурным тоном». Также сортировать секторы нужно по убыванию.
  4. И самое главное, мы потеряли половину данных, ведь нам надо ответить на вопросы – насколько выполнился план.
Для сравнения плана и факта оптимальной является «полоса прогресса», которая строится на основе линейной диаграммы совмещением осей. Картина стала понятнее, но проблемы наших «неудобных» данных сохранились. Во-первых, подписи не влезают и все равно тяжело читаются, во-вторых, в области малых значений (до 5%, а это две трети цифр) различия на глаз не видны, а подписать все ряды мы не сможем – план с фактом будут загораживать друг друга.
Подумав еще, вернулись к таблице, доработав следующие моменты:

1) Дополнительный столбец с отклонением.

2) Микрографики (как и в предыдущем примере со «светофорами» создаются в Excel за несколько кликов мышкой инструментом условного форматирования).

3) Убраны тяжелые черные границы ячеек, теперь мы видим в первую очередь текст и цифры, а не решетку таблицы.
Какие выводы можно сделать из этого примера:

  • Диаграмма – не самоцель и не всегда лучший способ представления данных. У вас могут оказаться такие цифры, что понятнее всего они будут в таблице. Но над дизайном таблиц тоже надо работать.
  • Исходить нужно из того тезиса, который вы хотите донести, проблемы, которую необходимо проиллюстрировать. В этом примере с первой тройкой «дойных коров» и так было понятно, и требовалось решить, что делать с теми услугами, которые внесли от 2 до 4% в оборот.
3. Воронка продаж

Последний пример основан на исходных данных, которые так или иначе анализирует большинство компаний, собирая их в CRM-системе либо вручную. Мы еженедельно собирали сводку от каждого менеджера по продажам по четырем показателям воронки:
Сам по себе срез за неделю не позволяет что-либо решить, но через пару месяцев накопилось достаточно данных, чтобы оценить картину целиком, отразить динамику процесса, рейтинги и собственно понять узкие места воронки. Делали мы это с помощью такого отчета:
Пошаговое создание такого отчета может быть предметом отдельной статьи, приведу лишь краткое резюме:

  1. Воронка продажи визуализирована именно в виде воронки. Цветовая шкала показывает созревание клиентов от «холодных» серых компаний в списках до «нагревающихся» до красного встреч и лидов.
  2. Рядом мы видим динамику по каждой стадии, чтобы оценить взаимосвязи, и понять, что если ранее не было контактов и дозвонов, то лидам физически неоткуда взяться, что бы менеджер не обещал.
  3. Срез по лучшим сотрудникам на каждой стадии, где мы видим, у кого какая работа лучше получается. Выведены только первые два, чтобы не перегружать экран. Детализация по всем заготовлена рядом.
  4. Все это работает интерактивно, с возможностью просмотра в целом и по каждому менеджеру за любой период. И доступно всем участникам – чтобы мотивировать лидеров и отстающих, и чтобы руководство компании в таком же виде видело.
Алгоритм построения управленческого отчета

Таким образом, если вы занимаетесь подготовкой отчетов для акционеров, инвесторов, топ-менеджеров, партнеров или клиентов, и до сих пор не задумывались о том, как влияет визуализация на восприятие информации, то при работе над следующим отчетом можете использовать этот пошаговый алгоритм:

  1. Сформулируйте конкретные вопросы, на которые ваш отчет должен дать ответ. Если не знаете – это нормально, лучше уточните у своего шефа. Вы можете считать долю дефицитного товара, а коммерческому директору на самом деле нужна производная от нее – оценка упущенной прибыли.
  2. Подготовьте ответы на эти вопросы, представьте цифры именно в том разрезе, который необходим для принятия решения. Зачастую это не абсолютные, а расчетные показатели: доли, отклонения, соотношения.
  3. Визуализируйте. Диаграммы и графики облегчают восприятие, с ними ваши отчеты выглядят профессионально и «дорого». Конечно, только если они правильно использованы. На эту тему написана замечательная книга Джина Желязны «Говори на языке диаграмм».
  4. Уберите все лишнее. Еще раз посмотрите на все, что вы сделали. Какую мысль доносит этот график? Нужна ли легенда и подписи? Какие заголовки переформулировать, чтобы влезли в одну строку? Эта таблица для справки – переносите на отдельный лист или слайд. Признак мастерства – когда вы предугадываете встречные вопросы, и держите в запасе заготовки.
  5. Наведите красоту. Оформлять надо в самом конце, иначе преждевременная работа над формой исказит содержание вашего отчета. И если дизайнерского вкуса у вас нет, то достаточно грамотно сделать пункты №1-4, а эту задачу делегировать или аутсорсить.
Надеюсь, что эти кейсы применения «дизайна для менеджера» оказались вам полезны. В следующих статьях я собираюсь разобрать более сложные примеры отчетов из сферы финансов и маркетинга. Если у вас есть примеры из практики, подобные проблемы с расхождением в восприятии информации – комментируйте, разберем и их.

Если материал вам понравился, расскажите о нем друзьям. Спасибо!
Читайте также