Выгрузка заказов готова, но для отчёта не хватает одного столбца — понятного названия источника продаж. Вместо «Телеграм» в строках встречаются tg, telegram и t.me. Часть меток относится к основному каналу, часть — к отдельной кампании. Чтобы посчитать продажи по направлениям, нужно сопоставить заказы со справочником.
Объединить две таблицы Excel можно через формулы или инструменты подготовки данных. Но для сотрудника, которому нужно лишь регулярно добавлять несколько полей, настройка и проверка расчётов могут оказаться сложнее самой задачи.
Разберём типичную рабочую ситуацию на учебном примере инструмента «Сведение выгрузок». Он добавляет выбранные столбцы из второй таблицы в первую по совпадению одного, двух или трёх полей. Пользователь выбирает условия в интерфейсе и получает готовую таблицу.
Разбираем модельную рабочую ситуацию на учебных данных. Названия курсов и покупателей вымышлены.
Задача: подготовить отчёт, не обращаясь каждый раз к аналитику
Представим координатора отдела продаж, который раз в неделю готовит отчёт для руководителя. В первой таблице — заказы: номер, дата, покупатель, предложение, стоимость, статус и UTM-метки. Во второй — справочник, где сочетанию меток соответствует название источника.
UTM-метки — это параметры, которыми обозначают источник перехода и кампанию. В нашем примере utm_source помогает определить площадку, а utm_campaign — конкретное направление продвижения.
Аналитик уже составил справочник. Например, tg + club означает «Телеграм», а tg + memes — «Телеграм (мемы)». Координатору нужно перенести эти названия в выгрузку заказов, после чего можно группировать данные по источникам и статусам.
| Таблица | Что в ней есть | Для чего нужна |
|---|---|---|
| Заказы | Заказ, стоимость, статус, utm_source, utm_campaign | Основная таблица, которую нужно дополнить |
| Справочник | utm_source, utm_campaign, источник | Соответствия для подстановки названия источника |
Почему понадобилось сопоставление по двум условиям
Если искать только по utm_source, в результате потеряется различие между направлениями. Метка tg встречается и у основного канала, и у кампании с мемами. Для отчёта это разные источники, поэтому одного условия недостаточно.
Нужно одновременно проверить два поля: источник перехода и кампанию. Только после совпадения обоих значений можно подставить название из справочника.
При этом разные обозначения одной площадки не исчезают сами собой. Чтобы tg, telegram и t.me относились к «Телеграму», соответствующие строки должны быть внесены в справочник.
ВПР по двум условиям: где возникала сложность для сотрудника
В модельном процессе аналитик мог бы подготовить Excel-шаблон со вспомогательным столбцом для объединения двух условий и формулой поиска. Пока шаблон поддерживает его создатель, такой вариант удобен. Но обновлять выгрузку предстоит координатору, который неуверенно работает с формулами.
Перед очередным отчётом у него возникают практические вопросы: куда вставить новые строки, охватывает ли формула весь справочник, правильно ли выбран возвращаемый столбец и почему часть источников не определилась.
Сама задача повторяется, а сотруднику каждый раз приходится проверять устройство расчёта. Особенно трудно понять, означает ли пустой результат отсутствие записи в справочнике или ошибку в настройке поиска.
Для такого сотрудника полезный результат — возможность выбрать условия сопоставления и увидеть, сколько строк нашло пару, без самостоятельной настройки формул.
Как объединить две таблицы Excel в инструменте
В «Сведении выгрузок» основная таблица остаётся основой результата. Из справочника к ней добавляются выбранные поля. Сразу после сведения строки идут в порядке основной таблицы. Затем результат можно отсортировать по нужному столбцу.
- Загрузить заказы в «Таблицу 1». Это файл, который нужно дополнить.
- Загрузить справочник в «Таблицу 2». Из него инструмент возьмёт недостающие сведения.
- Выбрать два условия сопоставления:
utm_sourceиutm_campaign. - Указать, что добавить: столбец «Источник».
- Нажать «Свести». Проверить число совпадений и полученную таблицу.
В результате рядом с данными заказа появляется название источника. Результат можно скопировать в Excel или сохранить отдельным XLSX-файлом кнопкой «Экспорт». Ручные изменения попадут в итоговую выгрузку.
Инструмент подходит и для более простого объединения таблиц по общему столбцу: например, когда достаточно номера заказа или артикула. Для более точного сопоставления можно выбрать до трёх полей.
Результат на учебных данных: 53 совпадения из 60
В подготовленной учебной выгрузке — 60 заказов. При сопоставлении по utm_source и utm_campaign источник находится для 53 строк. Ещё 7 остаются без пары.
| Результат | Строк | Что это означает |
|---|---|---|
| Источник найден | 53 | Сочетание меток есть в справочнике |
| Оба UTM-поля пусты | 5 | Для подстановки источника недостаточно данных |
| Сочетание отсутствует в справочнике | 2 | В заказах указано pigeon + post, но такого соответствия нет |
Все 60 заказов остаются в результате. Там, где пара не найдена, в добавленном столбце остаётся пустое поле с подсказкой «Введите значение». Такие строки нужно проверить отдельно: выяснить источник по другим данным или дополнить справочник, если соответствие известно.
Отсутствующие сведения не заменяются догадкой. Это позволяет отделить уже сопоставленные заказы от записей, требующих внимания.
Как найти пустые источники и заполнить их вручную
Нажмите на заголовок «Источник», чтобы собрать пустые значения сверху. В начале окажутся строки, где выбранные ключи заполнены, а источник не найден. Повторный клик переместит пустые значения вниз, а строки с заполненными ключами окажутся в самом конце. Так проще выделить записи, для которых можно дополнить справочник.
В учебной выгрузке есть два заказа с одинаковой парой pigeon + post. Если соответствие известно, введите название источника в одном из этих полей. Инструмент применит значение к обеим строкам и сохранит его для экспорта справочника.
На скриншоте в качестве учебного названия введено pigeon. После этого число совпадений выросло с 53 до 55. Это результат заполнения двух заказов с одной парой ключей; остальные пять строк по-прежнему не имеют UTM-меток.
Два экспорта: итоговая таблица и дополненный справочник
«Экспорт» сохраняет заказы с добавленными столбцами и ручными правками в XLSX. Если вы отсортировали таблицу, экспорт сохранит выбранный порядок строк. В файл попадут все строки результата, включая те, которые не видны в текущем фрагменте таблицы.
«Экспорт справочника» сохраняет правую таблицу с новыми уникальными сочетаниями выбранных ключей. Если оба UTM-поля заполнены, а источника нет, соответствующая пара добавляется в справочник один раз. Новое значение можно заполнить прямо в инструменте или позднее в Excel.
В нашем примере к 12 строкам справочника добавляется одна — pigeon + post. Она встречается в двух заказах, но создавать два одинаковых соответствия не требуется. Пять заказов с пустыми UTM-полями в новые строки справочника не превращаются.
Что инструмент упрощает, а что нужно подготовить заранее
При сравнении значений инструмент не учитывает регистр, убирает пробелы по краям, сводит повторяющиеся пробелы к одному и считает «ё» и «е» одинаковыми. Поэтому TG и tg могут найти одно соответствие.
Однако он не определяет смысл произвольных сокращений и не исправляет опечатки по догадке. Разные написания источника нужно описать в справочнике.
Столбцы для сопоставления должны иметь одинаковые названия в обоих файлах. Если в одном написано «Номер заказа», а в другом «ID заказа», перед загрузкой их нужно назвать одинаково. При этом регистр и лишние пробелы в заголовках не мешают распознать общий столбец.
Есть ещё два условия: данные должны находиться на первом листе файла, а первая непустая строка должна содержать заголовки. Поддерживаются, в частности, XLSX и CSV.
Справочник важно проверить на повторяющиеся сочетания ключей. Если одному сочетанию соответствуют несколько строк, текущая версия берёт первую. Она не суммирует найденные значения и не выводит все совпадения.
Что меняется в рабочем процессе
В предложенном сценарии аналитик один раз помогает определить правила сопоставления и подготовить справочник. Дальше координатор может повторять понятную последовательность: загрузить файлы, выбрать условия, добавить поля и проверить результат.
Это сокращает число действий, связанных с поддержкой формул. А количество строк без пары даёт отдельный ориентир для проверки качества данных.
Точных замеров экономии времени в этом мини-кейсе нет. На учебном наборе можно проверить конкретный результат: до ручных правок к 53 заказам добавлен источник. Заполнение одной новой пары позволяет указать источник ещё для двух заказов; пять записей с пустыми метками остаются для проверки.
Где ещё пригодится сведение выгрузок
Тот же принцип можно применить к другим задачам: добавить категорию товара по артикулу, регион клиента по его идентификатору, ответственного по номеру сделки или название подразделения по коду.
Общее условие — во второй таблице должно быть однозначное соответствие, а в первой должны присутствовать поля, по которым его можно найти. Если требуется объединить все совпавшие строки, просуммировать платежи или сопоставить записи по смысловой похожести, понадобится другой способ обработки.
Скачайте инструмент и попробуйте на учебных данных
В инструменте есть встроенный пример с вымышленными курсами и тестовыми покупателями. Нажмите «попробовать на примере», проверьте выбранные UTM-поля и столбец «Источник», затем нажмите «Свести». Можно начать с учебного набора, а после перейти к своей выгрузке.
После этого проще проверить собственную задачу: какой файл нужно дополнить, какие поля связывают таблицы и есть ли для каждого сочетания однозначный ответ в справочнике.
Частые вопросы
Можно ли объединить две таблицы Excel по двум условиям без формул?
Да. Загрузите основную таблицу и справочник, выберите два общих столбца для сопоставления и поля, которые нужно добавить. В этом инструменте можно выбрать от одного до трёх ключей.
Что будет со строками, для которых не нашлось совпадения?
Они останутся в итоговой таблице, а добавляемые поля будут пустыми. Если выбранные ключи заполнены, можно вручную указать значение или экспортировать дополненный справочник для дальнейшего заполнения.
Как собрать пустые значения источника сверху?
Нажмите заголовок «Источник». Пустые значения окажутся сверху, а первыми среди них — строки с заполненными выбранными ключами. Повторный клик переместит пустые вниз; строки с заполненными ключами окажутся на самом краю снизу.
Сохранится ли ручная правка в других строках с теми же ключами?
Да, если все выбранные ключи заполнены. Введённое значение применяется ко всем строкам с таким сочетанием и учитывается при экспорте. При пустых ключах изменение касается только выбранной строки.
Чем отличаются два экспорта?
«Экспорт» сохраняет итоговую таблицу заказов с правками. «Экспорт справочника» сохраняет правую таблицу с новыми уникальными сочетаниями заполненных ключей и введёнными значениями. Пары с пустыми ключами не добавляются.
Нужно ли подключать интернет для сведения файлов?
Скачанный HTML-инструмент обрабатывает файлы в браузере; библиотека чтения и записи Excel включена в него. Для сведения таблиц и экспорта XLSX интернет не требуется.