Анализ закупок

Затраты на закупки, в зависимости от отрасли, как правило, составляют от 40 до 60% в структуре себестоимости производства продукции. Поэтому менеджерам компании, занимающимся логистикой и работой с поставщиками, необходимо уделять серьезное внимание сокращению и оптимизации издержек. Один из возможных путей здесь – повышение эффективности работы отдела закупок.

Повышение эффективности предполагает постоянный сбор отчетности, ее структурирование и анализ по ключевым показателям деятельности (KPI) отдела закупок. Сбор отчетности, структурирование и анализ – сложные процессы (особенно в крупной компании с десятками или сотнями тысяч наименований, с сотнями поставщиков и соответствующим отделом закупок). Подходящим решением здесь будет использование специализированного инструмента - BI (системы бизнес-анализа), которая включает в себя возможность консолидации и обработки больших объемов информации, оперативного анализа, создания отчетности (нестандартной в том числе), визуализации всей собранной статистики.

Для того чтобы комплексно оценивать эффективность, работать над ее повышением, необходимо постоянно контролировать показатели (KPI), характеризующие деятельность отдела закупок. Такими показателями являются: время, цены, поставщики.

Контроль фактора времени предполагает сбор статистики по задержкам поставок и по последствиям данных задержек. Здесь во внимание берутся следующие показатели:

• Доля задержанных заказов
• Доля случаев, когда задержка вызвала отсутствие необходимых материалов (остановка производства, невыполнение планов)

При этом у руководителя, контролирующего работу отдела закупок, должна быть возможность видеть задержки в реальном времени, быстро определять ответственных и причины задержек для снижения их вероятности в будущем. Оперативный контроль и своевременная реакция – необходимые составляющие повышения эффективности работы.

Фактор цены подразумевает сравнения фактических и планируемых закупочных цен, выявление отклонения от бюджета. Всестороннему анализу должны подвергаться такие показатели как:

• Цены на закупаемые ресурсы
• Расчетные цены на закупку
• Индексы средних цен по товарным группам
• Изменения цен и анализ причин этих изменений (переговоры, рационализация перевозок и т. п.)
• Эффективность форвардных закупок (сравнение с обычными)
• Доля закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой цене и т.п.
• Отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж

Постоянный сбор статистики и анализ по данным показателям позволят грамотно определять пределы закупочных цен, бюджет на закупки, планировать процесс закупок, исходя из выявленных тенденций. Грамотное выставление нормативов позволит руководителю быстро выявлять отклонения в работе каждого менеджера по закупкам и всего отдела в целом.

Под фактором поставщика понимается соответствие качества и объемов его поставок условиям, зафиксированным в договорах. Следующие параметры характеризуют надежность поставщика:

• Доля просроченных заказов, отказы от поставок
• Доля поставок, не соответствующих заявленному качеству
• Доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией
• Частота изменения цен поставщика (характер изменений: спонтанный или цикличный)

Такая статистика позволит комплексно оценить надежность того или иного поставщика, вовремя выявить нежелательные отклонения и отказаться от сотрудничества с ним, либо, наоборот, укрепить существующие отношения. В комплексе с информацией об удаленности того или иного поставщика, о наличии у него резервных мощностей и о его финансовом положении данные показатели могут послужить основой для создания модели отношений с поставщиками (размер, их количество, цены, удаленность, сроки поставок и так далее) и дальнейшей работы по их поиску, исходя из условий данной модели.

Постоянный, комплексный анализ ключевых показателей эффективности (KPI) отдела закупок будет способствовать принятию правильных и своевременных решений, позволит оптимизировать процессы, связанные с закупом, сделает работу менеджеров более прозрачной и подконтрольной.

В результате создания такой системы KPI компания получит следующие выгоды:

• сокращение издержек на закупки
• снижение брака закупаемой продукции
• повышение доли закупок, совершенных вовремя
• постоянное наличие нужных материалов, выполнение планов
• стандартизация работы менеджеров по закупкам, исключение возможности нецелевого расходования средств
• снижение доли транспортных затрат