Затраты на закупки, в зависимости от отрасли, как правило, составляют от 40 до 60% в структуре себестоимости производства продукции. Поэтому менеджерам компании, занимающимся логистикой и работой с поставщиками, необходимо уделять серьезное внимание сокращению и оптимизации издержек. Один из возможных путей здесь – повышение эффективности работы отдела закупок.
Повышение эффективности предполагает постоянный сбор отчетности, ее структурирование и анализ по ключевым показателям деятельности (KPI) отдела закупок. Сбор отчетности, структурирование и анализ – сложные процессы (особенно в крупной компании с десятками или сотнями тысяч наименований, с сотнями поставщиков и соответствующим отделом закупок). Подходящим решением здесь будет использование специализированного инструмента - BI (системы бизнес-анализа), которая включает в себя возможность консолидации и обработки больших объемов информации, оперативного анализа, создания отчетности (нестандартной в том числе), визуализации всей собранной статистики.
Для того чтобы комплексно оценивать эффективность, работать над ее повышением, необходимо постоянно контролировать показатели (KPI), характеризующие деятельность отдела закупок. Такими показателями являются: время, цены, поставщики.
Контроль фактора времени предполагает сбор статистики по задержкам поставок и по последствиям данных задержек. Здесь во внимание берутся следующие показатели:
- Доля задержанных заказов
- Доля случаев, когда задержка вызвала отсутствие необходимых материалов (остановка производства, невыполнение планов)