Критикуешь - объясняй. Как аналитик Миша учился делать красивые отчеты.

Иногда заказчики просят меня: обучите моих подчиненных делать красивые отчеты, а то я уже устал указывать им на ошибки. Указать на ошибку легко, даже исправить не так сложно, особенно когда у тебя есть вкус. Самое трудное – это объяснить, почему ошибка и почему именно так правильно. Сегодня я расскажу историю из жизни одного моего клиента. Все совпадения случайны ))

Миша – аналитик. Всю жизнь работал в отделе маркетинга, делал Excel-таблицы, а иногда даже отчеты с диаграммами. Но жизнь круто изменилась, когда пришел новый руководитель Николай. Теперь Мише предстояло оформлять отчеты в Power Point.

Для знакомства с прошлым опытом Николай запросил отчет на 1 слайд по основной деятельности отдела за 2017 год. Миша открыл Excel, скопировал диаграммы и «навел красоту». Вот что получилось:

Николай удивился сумбуру на слайде. Позвал Мишу, попросил показать его предыдущие отчеты. Ничего хорошего он не увидел - отдел маркетинга работал исключительно с таблицами, а презентации для клиентов заказывали у подрядчиков.

Николай понял, что заставлять переделывать бесполезно, надо подавать пример и объяснять. И прошелся по каждому блоку.

– Для текстовых тезисов цветные плашки не нужны. Важно сделать читаемым текст, а не отвлекать разноцветной заливкой. И это тезисы для слайда, а не повествовательные предложения, в каждом можно убрать 2-3 лишних слова без потери смысла.

– В статьях затрат тоже слишком много цветов. А все из-за легенды, в которой все равно ничего не видно. Если перевернуть столбцы горизонтально, то подписи будут рядом и достаточно одного цвета.

– На списке рекламных кампаний странная легенда с нашим логотипом. Проще просто выделить цветом наши каналы

– На круговой по структуре проектов тоже беда с легендой. Да и места на диаграмму мало остается. Лучше использовать тримап (в офисе она называется "дерево")

– Затем выравниваем диаграммы и текстовый блок на слайде. Чтобы заголовки были на одном уровне. Это называется модульная сетка.

Миша вдохновился и в следующем отчете постарался применить советы начальника.

Николай тяжело вздохнул про себя, а на словах отметил прогресс: на слайде появилась четкая структура, верные по смыслу диаграммы. Но Миша уже понял, что сейчас начнется разбор ошибок.

Важно увидеть текущий факт, и насколько он изменился к прошлому году. Я могу посмотреть на два столбца диаграммы и на глаз сделать вывод, что затраты выше плана. Но насколько - непонятно, нужно в голове вычитать значения подписей. Не обязательно повсюду рисовать диаграммы, для общих итогов достаточно одной большой цифры и индикатора отклонения.

Там, где мы начинаем сравнивать между собой регионы, уже нужна визуализация. И пожалуйста, хватит рисовать разноцветные плашки! Достаточно бледно-серых границ.

Новую версию Миша уже доработал сам, и Николай остался доволен. Он понимал, что несколько часов личного наставничества помогают сэкономить время на исправление работ в будущем.