Дашборд для презентаций

Есть такая проблема: презентацию для важного совещания делаешь в последнюю ночь. Потому что коллеги выслали данные в последний день, да еще и формат у всех разный. Приходится все это сводить, вычищать, а потом вылизывать графики по корпоративному шаблону презентации.

Технически это не сложно: посчитать таблицы, построить графики, перенести на слайд, выровнять. Просто много рутины, которая бесит: делать 10 почти одинаковых слайдов, которые отличаются фильтром.

Хочется сделать из этого дашборд, нажимать срезы и на этом же экране видеть выборки данных. Но не каждый заказчик к этому готов. У многих принято смотреть слайды и даже распечатывать их.

При таких ограничениях решением становится слайдомет. Это дашборд в Excel в формате слайда. Инфографика уже выровнена и настроена под брендбук. Остается скопировать содержимое на слайд.

Шаг 1. Данные

Если хотите работать с интерактивными срезами, то используйте сводные таблицы. Для этого исходные данные должны быть в "плоской" форме. Это значит, что каждый признак и показатель хранится в отдельном столбце, и нет многоуровневой шапки.

Типичная проблема - это даты. Многие привыкли данные за каждый месяц добавлять новыми столбцами справа. Но так сводная таблица не получится. Надо делать отдельный столбец для даты и каждую запись заносить новой строкой. А если вы хотите фильтровать по годам, кварталам, то сразу делать столбцы для них. Специальная вставка и транспонирование в этом помогают, но не всегда. Иногда приходится все делать руками.

Числовые показатели храните по такому же принципу. И сразу зафиксируйте форматы ячеек в столбцах для дат, финансов, текста.
Правильное составление плоской таблицы данных для последующего формирования сводной таблицы и на ее основе
Правильное составление плоской таблицы данных для последующего формирования сводной таблицы и на ее основе - дашборда для быстрых презентаций

Шаг 2. Дашборд

Дальше делаем выборки в сводных таблицах, строим диаграммы по корпоративному образцу. Привести сводные диаграммы в полное соответствие с образцом бывает непросто. Например, шкала на графике начиналась помесячно за текущий год, потом поквартально за прошлый, и дальше по годам. Я не придумал, как это сделать штатными средствами, и визуально совместил три диаграммы. В итоге они выглядят, как одна.
Правильно размещаем три диаграммы так что визуально они выглядят как одна
Правильно размещаем три диаграммы так что визуально они выглядят как одна. Полезность для визуальной аналитики вырастает в разы
Дальше собираем итоговый макет, выравниваем, настраиваем подписи и заголовки, выносим нужны срезы. Появились новые данные - добавляем строки снизу в плоской таблице, и графики обновятся автоматически.
Цветовая схема может раздражать, но с этим ничего не поделаешь - "так принято".
Дашборд для быстрого оформления презентация по корпоративному брэндбуку
Дашборд для быстрого оформления презентация по корпоративному брэндбуку

Шаг 3. Презентация

Председатель правления на совещании видит общую картину, а затем спрашивает: каковы показатели направления Mos Nordic в Швеции? Нажимаем две кнопки и получаем ответ: Это быстрее и удобнее, чем пролистывать слайды
Дашборд, сводные диаграммы, быстрая подготовка презентаций для руководства
Дашборд, сводные диаграммы, быстрая подготовка презентаций для руководства
Если заказчик все равно хочет старые добрые слайды, то наш дашборд превращается в слайдомет. Нажали срез - сделали скриншот либо скопировали диаграммы на слайд. Один мой клиент таким образом собирал презентацию на 80 слайдов.

Резюме

1. Собирайте данные в плоскую таблицу. Даже если это несколько часов копипаста, потом вы сэкономите больше времени при обновлении и доработке графиков.

2. Создавайте отдельные столбцы для срезов. Чем больше - тем лучше. Это даст вам больше возможностей "покрутить" данные.

3. Настройте один раз дашборд по брендбуку и обновляйте данные без повторной "дизайнерской работы".

Главное - помните, что вы - аналитики, а не оформители ! Автоматизация не лишит вас работы, она освободит ваше время для анализа и поиска инсайтов для бизнеса.
Онлайн-курс по созданию бизнес-презентации
Создавать такие дашборды-презентации
я учу на своем онлайн-курсе по созданию
бизнес-презентации
за 7 уроков вы овладеете техникой создания
слайдументов

Подробнее о курсе
Читайте также
Подпишись на рассылку и получи в подарок «Каталог лучших отраслевых дашбордов»!

Хочешь получать актуальные статьи о визуализации данных?